Uważaj z terminami przy wirtualnym biurze

Decydując się na wirtualne biuro trzeba uważać w jednej drobnej rzeczy w zakresie procesów sądowych. W ostatnim czasie spotkaliśmy się z sytuację, gdy jeden z naszych klientów który ma u nas wykupiony abonament na obsługę prawną, prawie przegrał sprawę na 100 000 zł z powodów formalnych.

SPRAWDŹ NASZĄ OFERTĘ NA USŁUGI WIRTUALNEGO BIURA WE WROCŁAWIU

Prowadzi on działalność gospodarczą we Wrocławiu, jednak swoją siedzibę ma na wirtualnym biurze w warszawie. Ten model funkcjonuje od 2 lat. Dotąd we wszelkich procesach sądowych to on był wierzycielem, więc nie było zbytnio problemów z ewentualnym przesyłaniem pism. Nastał jednak czas, kiedy jeden niezadowolony kontrahent stwierdził, że poniósł szkodę z powodu wadliwości dostarczonych towarów. Nie jest tutaj celem rozstrzyganie kto miał rację, ale sąd zgodnie z praktyką wydał nakaz zapłaty i został on doręczony na adres wirtualnego biura w warszawie.

Nasz klient miał podpisaną umowę z tym wirtualnym biurem, wedle którego najpóźniej następnego dnia korespondencja z warszawy była przekazywana do Wrocławia kurierem. Tak też się stało. Rano do wirtualnego biura doręczono nakaz zapłaty, a następnego dnia przekazano tę korespondencję do Wrocławia. Sekretariat we Wrocławiu nabił pieczątkę wpływu z dnia kiedy otrzymano dokumenty i w ten sposób zlecono nam prowadzenie sprawy. Klient umówił się z nami, że sprawą zajmiemy się na koniec 14-dniowego terminu kiedy można wnieść sprzeciw, bo teraz nie ma czasu.

Z daleko posuniętej ostrożności poprosiliśmy o przesłanie również koperty, w której zapakowany był nakaz zapłaty razem z pozwem. Sprawdziliśmy w systemie śledzenia przesyłek poczty polskiej, że warszawskie biuro odebrało korespondencję o dzień wcześniej niż przekazano ją do Wrocławia.

Należy zaznaczyć, że wniesiony sprzeciw po terminie, choćby nasz klient miał całkowitą rację, nie byłby skuteczny.

Wniosek z tego następujący – mając wirtualne biuro trzeba się bardzo pilnować pod względem prawidłowości odbioru wszelkiej korespondencji i należy wystrzegać się firm, którym po prostu zapomina się przekazać pocztę (np. robią tak jak ktoś się spóźni chociaż dzień z płatnością). Wpływ z sądu czy też jakiegokolwiek urzędu należy oznaczać wedle daty faktycznego otrzymania, a nie przekazania do klienta.

Mając wirtualne biuro u nas, możesz mieć w jednym miejscu obsługę korespondencji, pomoc prawną, podatkową oraz księgowość. Traktujemy nasze zadania kompleksowo i taka sytuacja u nas byłaby niedopuszczalna. Na szczęście tutaj problemów udało się uniknąć, a klient z obsługi prawnej zdecydował się przenieść również wirtualne biuro do nas. Może i u Ciebie warto rozważyć takie działanie?