Umowa dowodowa – nowość w obrocie gospodarczym

W listopadzie 2019 r. wchodzi w życie jedna z największych nowelizacji procedury cywilnej od kilkunastu lat. Dotąd procesy sądowe toczyły się w dużej mierze w sposób odformalizowany. Jedna ze stron składała pozew, następnie przeciwnik sprzeciw od wydanego nakazu zapłaty, potem strony uzupełniały swoje wnioski dowodowe aż do momentu gdy Sąd nie zaczął ich pomijać jako spóźnionych. Sędzia miał prawo zatem zarówno już na samym początku procesu (na pierwszej rozprawie) stwierdzić, że wszystkie kolejne wnioski dowodowe są spóźnione, jak i dopuszczać je nawet po 2 latach prowadzenia procesu. Wszystko to powodowało, że postępowania trwały naprawdę długo, a sąd słuchał wręcz bezsensownie kolejnych świadków, którzy nic nie wnosili do sprawy.

Umowa dowodowa to nowość w procedurze cywilnej

Dzisiaj chcemy się zająć tzw. umową dowodową, która wprowadza nowelizacja procedury cywilnej. Jest to zupełna nowość, której dotąd nie było – nawet w przeszłości, o czym zaraz. Ustawodawca w kodeksie postępowania cywilnego zamieścił ponownie rozdział o nazwie „Postępowanie w sprawach gospodarczych”. Wracamy tym samym do odmiennego regulowania spraw pomiędzy przedsiębiorcami od innych spraw cywilnych. Co istotne, te nowe przepisy będą miały zastosowanie również wtedy gdy jedna ze stron zaprzestanie prowadzenia działalności gospodarczej jak i w sytuacji gdy osoba, która poręczyła za dług przedsiębiorcy wobec innego przedsiębiorcy stanie przed koniecznością zapłaty tego zobowiązania.

Dokładny opis zmian znajdą Państwo w kolejnych artykułach z tej serii, w tym zajmiemy się właśnie wyłącznie umową dowodową. Zgodnie z art. 458[9]. § 1 KPC Strony  mogą  się  umówić  o wyłączenie  określonych  dowodów  w postępowaniu  w sprawie z określonego stosunku prawnego powstałego na podstawie umowy (umowa dowodowa). Oznacza to w praktyce to, że w umowie o roboty budowlane można określić, że zabronione są dowodowy z zeznań świadków, w umowie o wykonanie strony internetowej dowody ze screenów, a w umowie sprzedaży mebli dowód z opinii biegłego. Z jednej strony jest to dobre rozwiązanie, ale z drugiej może powodować trudności z rzetelnym orzeczeniem w procesie. Na pewno naszym zdaniem będzie forowało tych przedsiębiorców, którzy:

1. Będą odpowiadali niezwłocznie na korespondencję elektroniczną (choć ten dowód oczywiście również może zostać wyłączony);
2. Będą mieli porządek w swoich dokumentach (nie będą chcieli później zastąpić protokołu odbioru zabronionym dowodem z zeznań świadków);
3. Będą trzymali się brzmienia umowy i dopilnują, aby nie była ona zbyt ogólna.

Na pewno nie muszą się Państwo martwić, że ktokolwiek będzie w sądzie twierdził, że taka umowa dowodowa została zawarta między stronami w formie ustnej. Choćby to potwierdziło 10 świadków, to kodeks stanowi jasno – umowa dowodowa musi być zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności (można jeszcze przed sądem w formie ustnej, ale to nie będzie stanowiło problemu).

Umowa dowodowa musi być zawarta na piśmie

W naszej ocenie, zgodnie z regułami interpretacji aktów prawnych, w umowie nie można zastrzec że tylko jednej ze stron będzie przysługiwało prawo powoływania się na określony typ dowodów (albo tylko jedna strona nie będzie mogła tego robić). Ustawa stanowi, że dopuszczalne jest wyłączenie dowodów, a takie ograniczenie nie mieściłoby się w terminie wyłączenia.

Co szczególnie istotne, jeśli zawrą Państwo tego typu umowę, to trzeba pamiętać aby poinformować o tym sąd. Jeśli sąd przeprowadzi dowód, a dopiero potem wskażemy, że był on niedopuszczalny, to pozostanie on w mocy. Oprócz tego, sąd nie ma żadnej furtki, aby dowody zabronione jednak dopuszczać. Dowody, które są wyłączone wedle zawartej umowy dowodowej są niedopuszczane z urzędu przez sąd. Zwracamy również uwagę, że umowa dowodowa zawarta pod warunkiem lub z zastrzeżeniem terminu jest nieważna.

To co chcielibyśmy, aby Państwo zapamiętali z tego artykułu to zwrócenie uwagi na zawierane przez siebie umowy od listopada 2019 r. Proszę sprawdzać, czy w swoich umowach nie macie zastrzeżenia typu „dowód z zeznań świadków jest niedopuszczalny”, czy też innego podobnego. Nawet takie jedno krótkie sformułowanie będzie już traktowane jako umowa dowodowa. Do zawarcia umowy dowodowej nie jest potrzebny osobny dokument, duży tytuł na górze dokumentu ani nawet śródtytuł w samej umowie głównej. Proszę uważać na to, bo w ten sposób mogą się Państwo narazić na znaczne trudności w dochodzeniu roszczenia. Nie twierdzimy, że zapisy o umowie dowodowej są złe. Wręcz przeciwnie, umowa dowodowa może znacznie pomóc w procesie, a zwłaszcza pozwolić go szybciej zakończyć. Należy jednak przemyśleć każdorazowo jak w danej działalności to stosować.

Umowa dowodowa pozwoli zaoszczędzić czas w procesie

Zadają Państwo sobie zapewne pytanie, to jak sąd ma orzec, nie mają przeprowadzonych dowodów wobec zawartej umowy dowodowej? Otóż ustawodawca wskazał, że fakty, które miałyby zostać wykazane dowodami wyłączonymi przez umowę dowodową, sąd może ustalić na podstawie twierdzeń stron, biorąc pod rozwagę całokształt okoliczności sprawy. W tym zakresie ustawodawca zostawił sędziom dużą swobodę.

Z pewnością przy sprzedaży materiałów budowlanych proponujemy zastrzec, że dowód z zeznań świadków jest wyłączony, gdyż pozwala to uniknąć zgłaszanych po wielu tygodniach reklamacji, że towar był wadliwy. Podstawą do żądania zapłaty powinno być wydanie zewnętrzne towaru, a podstawą reklamacji zgłoszenie wady w formie mailowej/smsowej/pisemnej – w każdym bądź razie utrwalonej. Również inne przypadki można rozważyć indywidualnie. My już dla naszych klientów przygotowujemy pierwsze analizy oraz umowy kiedy tę instytucję można wykorzystać. Nie mówimy oczywiście, że trzeba to zrobić, ale na pewno warto o tym wiedzieć i sprawdzać dokładnie swoje umowy, aby kiedyś nie dowiedzieć się na etapie procesu, że świadkowie którzy mogliby dla nas wygrać proces, nie mogą zeznawać.