Formułowanie zamówień publicznych w 2025 – kluczowe zasady i konsekwencje

Zamówienia publiczne to jedno z zagadnień prawnych, który cechuje się niezwykle wysokim stopniem formalizmu. W porównaniu z innymi dziedzinami prawa, szczególnie w kontekście inwestycji budowlanych, wymagania proceduralne są niemal bezwzględne. Prawidłowe formułowanie zamówienia przez zamawiającego jest kluczowe, gdyż błędy mogą prowadzić do sporów, odwołań do Krajowej Izby Odwoławczej czy nawet naruszenia dyscypliny finansów publicznych. W tym zakresie postanowiłem więc podzielić się moją wiedzą, a także szkoleniem, które poprowadziłem w ramach Forum Południowego końcem 2024 r. Artykuł stanowi wprowadzenie oraz skróconą wersję mojego wystąpienia. Jeśli jesteś zainteresowany całością, zapraszam Cię do zapoznania się z poniższym wideo.

Formalizm w zamówieniach publicznych

Prawo zamówień publicznych (PZP) jest samodzielną gałęzią prawa, której nie należy porównywać z innymi dziedzinami, takimi jak prawo cywilne czy gospodarcze. Procedury określone w PZP są odmienne i wymagają ścisłego przestrzegania przepisów. Niepoprawne sformułowanie warunków zamówienia może prowadzić do unieważnienia przetargu lub jego zakwestionowania przez wykonawców. Unieważnienie następuje w określonych przypadkach wskazanych np. w art. 255 i 256 PZP, gdy postępowanie obarczone jest wadą, która uniemożliwia zawarcie ważnej umowy. W określonych aspektach PZP bazuje jednak na regulacjach kodeksu cywilnego – np. w zakresie umów.

Jednym z głównych problemów jest przenikanie się norm prawa cywilnego i administracyjnego w procesie realizacji zamówień. Urzędnicy, jako zamawiający, starają się dążyć do zgodności umowy z ich oczekiwaniami, jednak nie zawsze są świadomi, że nie wszystkie warunki umowy mogą być dowolnie kształtowane. Przykładowo, wymóg odbioru bezusterkowego robót budowlanych jest sprzeczny z prawem, a umieszczenie go w kontrakcie może skutkować jego nieważnością.

Konsekwencje błędów w zamówieniach publicznych

Błędy po stronie zamawiającego mogą skutkować odwołaniami wykonawców, a w dalszej perspektywie – sporami sądowymi. W sytuacji, gdy wykonawca napotyka na niezgodne z prawem zapisy w umowie, może dochodzić swoich praw na drodze cywilnoprawnej. W praktyce oznacza to, że zamawiający, jako jednostka administracyjna, nieprzygotowana do sporów cywilnych, znajduje się w trudnej sytuacji.

Co więcej, nieprawidłowe formułowanie zamówień może prowadzić do naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Urzędnicy odpowiedzialni za zamówienia ponoszą konsekwencje za decyzje skutkujące dodatkowymi kosztami dla instytucji publicznej. Może to prowadzić do sankcji, w tym odpowiedzialności karnej, jeśli szkoda na rzecz Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego zostanie udowodniona.

Zamówienia podobne i zamówienia z wolnej ręki

Jednym z istotnych aspektów PZP jest instytucja zamówień podobnych, które pozwalają na skorzystanie z trybu zamówienia z wolnej ręki. Jest to procedura, w której nie przeprowadza się standardowego przetargu, a umowa jest zawierana bezpośrednio z wykonawcą. Aby skorzystać z tej możliwości, zamawiający musi spełnić kilka warunków:

• przewidzenie zamówienia podobnego już w ogłoszeniu o zamówieniu podstawowym,
• określenie wartości zamówienia podobnego w budżec zamówienia podstawowego,
• dokładne wskazanie zakresu zamówienia podobnego.

Brak tych elementów może skutkować unieważnieniem zamówienia lub koniecznością przeprowadzenia nowej procedury przetargowej.

Potrzebujesz pomocy w kwestii zamówień publicznych?

Zamówienia publiczne to skomplikowana dziedzina, w której błąd może oznaczać poważne konsekwencje – od odwołań do KIO po naruszenie kwestii finansów publicznych. Jeśli chcesz prawidłowo sformułować zamówienie, uniknąć ryzyka sporów lub potrzebujesz wsparcia w negocjacjach z zamawiającym, skontaktuj się ze mną.

Pomagam zarówno zamawiającym, jak i wykonawcom – od analizy dokumentacji po reprezentację w sporach. Wystarczy, że napiszesz do mnie maila, a wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie.

Precyzja warunków zamówienia a punktacja wykonawców

Jednym z częstych powodów odwołań do Krajowej Izby Odwoławczej jest brak precyzji w szczegółowych warunkach zamówienia, szczególnie w kontekście przyznawania punktacji wykonawcom. W zamówieniach publicznych zamawiający musi jednoznacznie określić:

• czy wymóg doświadczenia odnosi się do całej firmy, czy do konkretnych osób zatrudnionych przez wykonawcę,
• jakie kompetencje są wymagane od kierownika budowy lub inspektora nadzoru,
• jak będzie oceniane doświadczenie w zakresie nadzoru inwestorskiego i koordynowania inwestycji.

Brak precyzyjnych zapisów może prowadzić do sytuacji, w której wykonawcy kwestionują przyznaną im punktację, co skutkuje odwołaniami i opóźnieniami w realizacji inwestycji.

Ugoda jako rozwiązanie sporów w zamówieniach publicznych

W przypadku sporu pomiędzy wykonawcą a zamawiającym publicznym, jednym z niewielu sposobów uniknięcia kosztownego procesu jest zawarcie ugody. Ustawa o finansach publicznych przewiduje możliwość zawarcia ugody, jeśli koszty potencjalnego procesu są wyższe niż koszty ugody. Zamawiający musi jednak szczegółowo uzasadnić taką decyzję, aby uniknąć podejrzeń o nieprawidłowości w gospodarowaniu środkami publicznymi.

Zastanawiasz się, w jaki sposób podejść do zamówień publicznych?

Zamówienia publiczne wymagają niezwykłej precyzji i ścisłego przestrzegania przepisów. Zarówno zamawiający, jak i wykonawcy muszą mieć świadomość konsekwencji błędów proceduralnych, które mogą prowadzić do odwołań, sporów sądowych i odpowiedzialności prawnej. Poprawne sformułowanie zamówienia, dokładne określenie warunków oraz przewidywanie możliwych scenariuszy to klucz do uniknięcia problemów na etapie realizacji kontraktu.