Czy zamawiający/wykonawca musi podpisać fakturę?

W relacjach gospodarczych przedsiębiorcy wciąż często wymagają wzajemnego podpisu faktur. Z jednej strony zamawiający prosi wykonawcę, aby potwierdził odbiór faktury. Z drugiej strony wykonawca prosi zamawiającego, aby przesłaną fakturę elektroniczną wysłał w oryginale razem z podpisem. Zarówno jedno jak i drugie w praktyce nie mają żadnego znaczenia, ani pod względem procesu cywilnego o zapłatę ani pod względem podatkowym.

Obecnie zgodnie z przepisami faktur podpisywać nie trzeba, nie musi tego dokonać ani zamawiający, ani wykonawca.

Nie oznacza to jednak, że do tematu nie można podejść w sposób, który nam coś da. Otóż warto mieć podpisaną fakturę, ale trzeba wiedzieć co musi się tam znaleźć. Jeśli jesteśmy wykonawcą, to czego się zawsze najbardziej obawiamy to brak zapłaty za wykonane prace. Skoro nie mamy twardego zabezpieczenia, typu np. hipoteka (marzenie!), zastaw, depozyt notarialny, czy chociażby weksel, to trzeba sobie radzić w inny sposób.

Klasycznie w razie braku zapłaty, trzeba wnieść pozew i opłacić go opłatą 5% od wartości przedmiotu sporu. Strona przeciwna natomiast wystarczy, że złoży sprzeciw (to go nic nie kosztuje) i sprawa będzie się powoli ciągnęła całymi miesiącami (przy dobrych wiatrach!).

Jeśli wykonaliśmy roboty, do tego najlepiej gdy mam protokół odbioru, a zamawiający zwleka z zapłatą pomimo wysłanego wezwania do zapłaty, choć jesteśmy z nim w dobrych relacjach, to przy okazji spróbujmy go nakłonić do podpisania faktury. Podpis jednak musi być złożony przez osobę uprawnioną do reprezentacji zamawiającego. Nie może to być np. kierownik budowy. Najlepiej kierować się zasadą, że to co jest w KRSie, ma się znaleźć na fakturze. Do tego, podpisanie faktury nie może być potwierdzeniem jej odbioru. Jan Kowalski – nasz zamawiający, powinien się podpisać w sposób wyrażający jej akceptację. Dlatego warto na fakturze aby napisał własnoręcznie „Akceptuję – Jan Kowalski”.

Po co takie cuda? Mając tak podpisaną fakturę, wraz z wcześniej wysłanym wezwaniem do zapłaty, będziemy mieli podstawę do złożenia pozwu w postępowaniu nakazowym. W takim przypadku Sąd wyda tzw. nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym, a nasza opłata sądowa spadnie do 1,25%. Do tego strona przeciwna, aby zaskarżyć ten nakaz będzie musiała opłacić swoje „zarzuty od nakazu zapłaty” kwotą 3,75% wartości przedmiotu sporu. Jakby tego było mało, w momencie otrzymania nakazu możemy wszcząć postępowanie zabezpieczające, tzn. oddać nakaz zapłaty do komornika, który na czas procesu ściągnie pieniądze z konta przeciwnika i zatrzyma je do końca procesu. Co prawda wtedy stracimy prawo do odsetek, ale to niewielka cena za pewność spłaty zadłużenia.

W związku z powyższym, wykonawcy powinno zależeć na podpisie faktury, podobnie jak choćby na dokonaniu odbioru. Warto wymóg dokonania tych czynności zapisać w umowie, a brak współpracy w tym względzie zamawiającego obwarować karami umownymi.