Wezwanie do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny lub kosztu – strategia zamawiającego krok po kroku

Wezwanie do wyjaśnień jest centralnym narzędziem badania RNC. Ustawa nie narzuca sztywnej formuły, ale treść wezwania musi odzwierciedlać konkretne wątpliwości zamawiającego i precyzyjnie wskazywać zakres oczekiwanych wyjaśnień. KIO wprost podkreśla, że ogólniki typu „proszę wyjaśnić kalkulację ceny” są niewystarczające (KIO 989/22) – wezwanie ma zapobiegać arbitralnemu odrzuceniu i ukierunkować wykonawcę. Warto w tym zakresie zastanowić się, kiedy faktycznie musi i jak napisać wezwanie, aby było skuteczne. Więcej na ten temat dowiesz się w tym artykule.

Kiedy „musi”, a kiedy „może”?

W tym zakresie mamy w zasadzie trzy sytuacje, które wynikają bezpośrednio z przepisów:

• Art. 224 ust. 1 PZP – gdy cena/koszt „wydają się” RNC lub budzą wątpliwości co do należytej realizacji – obowiązek wezwania.
• Art. 224 ust. 2 pkt 1 PZP – próg 30% względem szacunku+VAT lub średniej ofert – co do zasady obowiązek (z wyjątkiem „okoliczności oczywistych”).
• Art. 224 ust. 2 pkt 2 PZP – po aktualizacji (np. z powodu istotnych zmian cen rynkowych) – uprawnienie („może”).

Jak napisać wezwanie, aby było skuteczne i do wygrania w KIO?

W tym zakresie należy odpowiednio przygotować się do postępowania. Jak to zrobić? Kluczowe jest kilka kwestii:

• Wskaż źródło wątpliwości (np. porównanie do szacunku+VAT, średniej, rynku).
• Nazwij elementy budzące podejrzenia (np. koszty pracy, sprzęt, materiały, logistyka).
• Zażądaj dowodów – cenniki, umowy, kalkulacje, oferty dostawców.
• Wskaż termin – wyjaśnienia muszą wpłynąć w czasie (spóźnione = jak brak).
• W zamówieniach na roboty/usługi obligatoryjnie pytaj o zgodność z przepisami o kosztach pracy oraz prawa pracy i zabezpieczenia społecznego (art. 224 ust. 4 PZP).
  KIO: zamawiający nie może poprzestać na „odhaczeniu” obowiązku; ma się upewnić co do rynkowości i kompletności kosztów (KIO 1863/22).

Wezwanie do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny – jak zabezpieczyć postępowanie i wygrać w KIO?

Jeżeli prowadzisz postępowanie i masz wątpliwości co do ceny oferty, jedno źle sformułowane wezwanie może przekreślić całą strategię procesową. Pomagam zamawiającym przygotować wezwania do wyjaśnień RNC w sposób, który realnie wzmacnia pozycję w ewentualnym sporze przed KIO. Analizuję próg 30%, porównanie do szacunku, elementy kosztowe oraz obowiązkowe wątki z art. 224 PZP, a następnie tworzę precyzyjne, „obronne” wezwanie wraz z uzasadnieniem. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje postępowanie nie rozsypie się na etapie odwołania, skontaktuj się ze mną przed wysłaniem pisma.

Ile razy można wzywać do wyjaśnień w przypadku rażąco niskiej ceny?

Ustawa nie wprowadza limitu, ale orzecznictwo stawia granice. Ponowne wezwanie jest zasadne, gdy:

• pierwsze było nieprecyzyjne lub zbyt ogólne,
• wyjaśnienia były merytoryczne, lecz wymagają doprecyzowania.
  Nie wolno „dawać kolejnej szansy” na uzupełnianie zupełnie ogólnych wyjaśnień (KIO 293/21, KIO 125/22, KIO 722/16).

„Okoliczności oczywiste” – kiedy można nie wzywać mimo 30%?

Gdy rozbieżność wynika z oczywistości, np. średnią zawyża jedna, nadmiernie wysoka oferta, a cena drugiej mieści się w realiach szacunku i rynku – nie trzeba wzywać (KIO 747/19, KIO 2499/18, KIO 1570/22). Uwaga praktyczna: oceny dokonuje się na etapie badania ofert; powołanie się na „przeszacowanie” dopiero w KIO jest spóźnione (KIO 131/18).

Konkluzja: dobre wezwanie to precyzja + dowody + obowiązkowe wątki (koszty pracy). Źle sformułowane wezwanie mści się podwójnie: utrudnia wykonawcy rzetelną odpowiedź i osłabia pozycję zamawiającego w KIO.