Warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego – jak je formułować, aby nie ograniczać konkurencji?

Warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego stanowią kluczowy instrument weryfikacji zdolności wykonawców do należytego wykonania zamówienia. W tym zakresie jednak istotne są dwie kwestie: analiza art. 112 ustawy Prawo zamówień publicznych i zasada proporcjonalności. Zamawiający zobowiązany jest co do zasady określać warunki proporcjonalnie do przedmiotu zamówienia. Ma to fundamentalne znaczenie dla zapewnienia uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Jak formułować warunki udziału, by nie ograniczać konkurencji? Na co warto zwrócić szczególną uwagę? Dowiedz się więcej na ten temat w tym artykule.

Zasada proporcjonalności w świetle i art. 112 PZP

Przepis stanowi, że zamawiający określa warunki udziału w postępowaniu proporcjonalnie do przedmiotu zamówienia. Oznacza to, że warunki te muszą być adekwatne do celu, jakim jest wybór wykonawcy dającego rękojmię należytego wykonania zamówienia. Nie mogą być nadmierne ani nieuzasadnione względem charakteru, wartości czy złożoności zamówienia [1][2]. W orzecznictwie podkreśla się, że warunki udziału powinny być opisane w sposób obiektywny, podyktowany specyfiką zamówienia, jego zakresem i stopniem złożoności. Sformułowanie “proporcjonalny do przedmiotu zamówienia” oznacza, że warunki muszą być uzasadnione wartością zamówienia, charakterystyką, zakresem, stopniem złożoności lub warunkami realizacji zamówienia [1][2].

Jak formułować warunki udziału, by nie ograniczać konkurencji?

W tym zakresie można można określić cztery istotne elementy konieczne:

• Warunki muszą być związane z przedmiotem zamówienia – nie jest dopuszczalne wprowadzanie wymagań, które nie mają uzasadnienia w specyfice zamówienia. Warunek udziału, który abstrahuje od przedmiotu zamówienia, zawsze ogranicza w sposób niedozwolony dostęp do zamówienia [3].
• Minimalne poziomy zdolności – warunki powinny być wyrażone jako minimalne poziomy zdolności, umożliwiające ocenę, czy wykonawca jest w stanie należycie wykonać zamówienie, ale nie eliminujące nieuzasadnionych grup wykonawców [4].
• Unikanie nadmiernych wymagań – zamawiający nie może wprowadzać wymagań, które wykluczają z postępowania wykonawców zdolnych do realizacji zamówienia, np. poprzez żądanie doświadczenia w realizacji projektów o wartości znacznie przewyższającej wartość zamówienia lub określanie warunków w sposób niejednolity dla wszystkich wykonawców [5][6].
• Równowaga interesów – należy zachować równowagę między interesem zamawiającego (gwarancja należytego wykonania zamówienia) a interesem wykonawców (możliwość ubiegania się o zamówienie bez nadmiernych barier) [7][8].

Orzecznictwo i doktryna są zgodne w kwestii proporcjonalności przy zamówieniach publicznych

W wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 5 sierpnia 2025 r., I GSK 685/24, podkreślono, że “nie każde ograniczenie konkurencji jest ograniczeniem uczciwej konkurencji”, a zamawiający ma prawo do określenia wymagań mających na celu zapewnienie należytego wykonania zamówienia, o ile są one proporcjonalne i uzasadnione charakterem zamówienia [7].

Podobnie w wyroku NSA z 9 maja 2023 r., I GSK 554/19, wskazano, że warunki udziału muszą być związane z przedmiotem zamówienia i proporcjonalne do niego, a ich opis nie może utrudniać uczciwej konkurencji [1].

W doktrynie (A. Wiktorowski, w: A. Gawrońska-Baran, E. Wiktorowska, P. Wójcik, A. Wiktorowski, Prawo zamówień publicznych. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2024) podkreśla się, że istotą zasady proporcjonalności jest konieczność dołożenia należytej staranności przez zamawiającego, polegającej na podejmowaniu wyłącznie takich działań i stawianiu takich wymogów, bez których nie będzie możliwe osiągnięcie zamierzonego celu, jakim jest udzielenie danego zamówienia [9].

Przykłady naruszeń zasady proporcjonalności – na co zwrócić uwagę przy warunkach udziału w zamówieniu?

• Określenie warunku doświadczenia jako “wykonanie usług odpowiadających swoją wartością +/- 12% wartości składanej oferty” – taki warunek nie jest równy dla wszystkich wykonawców i narusza zasadę równego traktowania [5].
• Wymóg posiadania polisy ubezpieczeniowej na kwotę równą 100% wartości umownej przedmiotu zamówienia – taki warunek może być uznany za nieproporcjonalny, jeśli nie jest uzasadniony charakterem zamówienia [6].
• Określenie górnej granicy doświadczenia (np. “nie więcej niż 5 projektów”) – może prowadzić do wykluczenia wykonawców o większym doświadczeniu, co jest nieuzasadnione [1].

Formułując warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, zamawiający powinien:

• kierować się zasadą proporcjonalności z art. 112 PZP,
• opierać warunki na rzeczywistych potrzebach i charakterystyce zamówienia,
• unikać nadmiernych, nieuzasadnionych wymagań,
• zapewnić równy dostęp do zamówienia wszystkim wykonawcom zdolnym do jego realizacji.

Takie podejście gwarantuje nie tylko zgodność z przepisami, ale także efektywność i transparentność postępowań o udzielenie zamówień publicznych [7][1][2][3][4][9].

Źródła

1. Wyrok NSA z 09.05.2023 r., I GSK 554/19, LEX nr 3574893
2. Wyrok NSA z 24.06.2022 r., I GSK 2643/18, LEX nr 3460157
3. Wyrok NSA z 29.06.2022 r., I GSK 2712/18, LEX nr 3400720
4. Wyrok WSA we Wrocławiu z 22.11.2023 r., III SA/Wr 860/22, LEX nr 3665590
5. Wyrok NSA z 28.05.2021 r., I GSK 218/21, LEX nr 3218836
6. Wyrok WSA we Wrocławiu z 27.04.2016 r., III SA/Wr 194/16, LEX nr 2085911
7. Wyrok NSA z 05.08.2025 r., I GSK 685/24, LEX nr 3916505
8. Wyrok NSA z 16.12.2025 r., I GSK 710/23, LEX nr 4016227
9. Wyrok SO w Warszawie z 13.06.2024 r., XXIII Zs 61/24, LEX nr 3761322