Tryb z wolnej ręki – kiedy naprawdę można go zastosować?

Tryb z wolnej ręki jest jednym z najbardziej wyjątkowych trybów udzielania zamówień publicznych, przewidzianym w ustawie z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, dalej jako PZP. Zgodnie z art. 214 PZP, zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki wyłącznie w przypadkach ściśle określonych w ustawie. Tryb ten, jako odstępstwo od zasady konkurencyjności i jawności, podlega rygorystycznej wykładni i może być stosowany jedynie w sytuacjach wyjątkowych, gdy nie jest możliwe przeprowadzenie postępowania konkurencyjnego.

Jakie przesłanki pozwalają na zastosowanie trybu z wolnej ręki?

Art. 214 PZP zawiera zamknięty katalog przesłanek, które uprawniają zamawiającego do udzielenia zamówienia w trybie z wolnej ręki. Do najważniejszych należą:

• brak konkurencji z przyczyn technicznych, artystycznych lub związanych z ochroną praw wyłącznych, gdy tylko jeden wykonawca jest w stanie zrealizować zamówienie,
• pilna potrzeba udzielenia zamówienia wynikająca z okoliczności niemożliwych do przewidzenia i niezależnych od zamawiającego,
• udzielenie zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej,
• zamówienia uzupełniające, których udzielenie jest niezbędne do prawidłowej realizacji zamówienia podstawowego,
  zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, gdy spełnione są szczególne warunki ustawowe.

Każda z tych przesłanek musi być interpretowana ściśle, a zamawiający zobowiązany jest do szczegółowego uzasadnienia wyboru trybu z wolnej ręki w dokumentacji postępowania.

Jakie są najczęstsze błędy i ryzyka przy stosowaniu trybu z wolnej ręki?

Zamawiający często próbują stosować tryb z wolnej ręki w sytuacjach, które nie spełniają ustawowych warunków. KIO w wyroku z 7 lipca 2021 r. podkreśliła, że przesłanki muszą być wykładane restrykcyjnie, a każde odstępstwo od konkurencyjności wymaga szczegółowego uzasadnienia.

Dlaczego brak dokumentacji przesłanek jest tak ryzykowny?

Zamawiający musi wykazać, że spełnione są wszystkie warunki zastosowania trybu z wolnej ręki. Brak dokumentacji lub ogólne uzasadnienie prowadzi do unieważnienia postępowania lub stwierdzenia naruszenia przepisów PZP przez KIO.

Kiedy nie można powołać się na pilną potrzebę?

Pilna potrzeba musi wynikać z okoliczności niemożliwych do przewidzenia i niezależnych od zamawiającego. KIO wielokrotnie wskazywała, że zaniedbania organizacyjne zamawiającego nie mogą stanowić podstawy do zastosowania trybu z wolnej ręki.

Na czym polega nadużywanie przesłanki braku konkurencji?

Przesłanka ta dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy rzeczywiście tylko jeden wykonawca jest w stanie zrealizować zamówienie. W praktyce KIO często kwestionuje zasadność powoływania się na tę przesłankę, jeśli zamawiający nie przeprowadził rzetelnej analizy rynku.

Co mówi orzecznictwo KIO i doktryna o trybie z wolnej ręki?

W orzecznictwie KIO podkreśla się, że tryb z wolnej ręki jest wyjątkiem od zasady konkurencyjności i musi być stosowany wyłącznie w przypadkach wyraźnie przewidzianych w ustawie. W wyroku KIO 1222/21 Izba stwierdziła: „Zamawiający, decydując się na tryb z wolnej ręki, musi wykazać, że spełnione są wszystkie przesłanki ustawowe, a ich interpretacja nie może prowadzić do obejścia przepisów PZP.”

Doktryna (A. Wiktorowski, w: Prawo zamówień publicznych. Komentarz, LEX/el. 2024) wskazuje, że stosowanie trybu z wolnej ręki wymaga szczególnej staranności w zakresie dokumentowania przesłanek oraz analizy rynku, a wszelkie wątpliwości należy rozstrzygać na korzyść konkurencyjności postępowania.

Jak prawidłowo stosować tryb z wolnej ręki?

• Przed podjęciem decyzji o zastosowaniu trybu z wolnej ręki należy przeprowadzić szczegółową analizę rynku i udokumentować brak konkurencji lub inne przesłanki ustawowe.
• Każdorazowo należy sporządzić szczegółowe uzasadnienie wyboru trybu z wolnej ręki, wskazując na spełnienie wszystkich warunków z art. 214 PZP.
• Wszelkie wątpliwości interpretacyjne należy rozstrzygać na korzyść przeprowadzenia postępowania konkurencyjnego.
  Zamawiający powinien być przygotowany na kontrolę KIO lub innych organów w zakresie zasadności zastosowania trybu z wolnej ręki.

Jak bezpiecznie stosować tryb z wolnej ręki i nie narazić się na zarzut obejścia PZP?

Tryb z wolnej ręki jest narzędziem wyjątkowym, które może być stosowane wyłącznie w przypadkach wyraźnie przewidzianych w art. 214 PZP. Zamawiający musi wykazać szczególną staranność w dokumentowaniu przesłanek i uzasadnieniu wyboru tego trybu. Nadużywanie trybu z wolnej ręki prowadzi do naruszenia zasad konkurencyjności i transparentności, a prawidłowe stosowanie tego trybu wymaga restrykcyjnej wykładni i pełnej transparentności postępowania.