Szacowanie wartości zamówienia – jak uniknąć zarzutu dzielenia zamówienia?

Szacowanie wartości zamówienia publicznego to jeden z kluczowych etapów przygotowania postępowania. Zgodnie z art. 29 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, dalej jako PZP, zamawiający ustala wartość zamówienia z należytą starannością. Prawidłowe oszacowanie wartości zamówienia ma fundamentalne znaczenie dla wyboru właściwego trybu postępowania, stosowania odpowiednich progów unijnych i krajowych oraz zapewnienia transparentności i uczciwej konkurencji. Jednym z najczęstszych zarzutów wobec zamawiających jest nieuprawnione dzielenie zamówienia w celu obejścia przepisów PZP.

Jakie zasady szacowania wartości zamówienia wynikają z art. 29 PZP?

Art. 29 PZP nakłada na zamawiającego obowiązek ustalenia wartości zamówienia z należytą starannością, przy uwzględnieniu wszystkich okoliczności mających wpływ na wartość zamówienia. Oznacza to konieczność:

uwzględnienia całości zamierzonego zakupu, dostaw, usług lub robót budowlanych,
analizy rynku i aktualnych cen,
uwzględnienia wszystkich elementów zamówienia, które są ze sobą funkcjonalnie lub czasowo powiązane,
dokumentowania przyjętej metodologii szacowania.

W orzecznictwie KIO, np. w wyroku KIO 1842/19, podkreślono, że zamawiający nie może dzielić zamówienia na części w celu obejścia przepisów ustawy, w szczególności progów stosowania określonych trybów postępowania lub progów unijnych. Każda próba sztucznego podziału zamówienia jest traktowana jako naruszenie zasady uczciwej konkurencji i transparentności.

Jakie są najczęstsze błędy i ryzyka związane z szacowaniem wartości zamówienia?

Najpoważniejszym naruszeniem jest dzielenie zamówienia na mniejsze części, aby uniknąć stosowania bardziej rygorystycznych procedur lub progów unijnych. KIO w wyroku z 7 lipca 2021 r. (KIO 1642/21) podkreśliła, że zamawiający powinien traktować jako jedno zamówienie wszystkie dostawy, usługi lub roboty budowlane, które są ze sobą funkcjonalnie lub czasowo powiązane.

Jakie skutki daje nieprawidłowa analiza rynku?

Brak rzetelnej analizy rynku i aktualnych cen prowadzi do zaniżenia lub zawyżenia wartości zamówienia, co może skutkować wyborem niewłaściwego trybu postępowania lub naruszeniem zasad konkurencji.

Dlaczego pomijanie części zamówienia jest ryzykowne?

Częstym błędem jest nieuwzględnienie wszystkich elementów zamówienia, które powinny być traktowane jako całość, na przykład dostawy sprzętu wraz z usługą serwisową.

Dlaczego dokumentacja szacowania wartości zamówienia jest tak ważna?

Zamawiający powinien szczegółowo dokumentować przyjętą metodologię szacowania, źródła informacji o cenach oraz uzasadnienie przyjętych założeń. Brak dokumentacji utrudnia obronę przed zarzutem dzielenia zamówienia.

Co mówi orzecznictwo KIO i doktryna o dzieleniu zamówienia?

W wyroku KIO 1842/19 Izba stwierdziła: „Zamawiający nie może dzielić zamówienia na części w celu obejścia przepisów ustawy. Wszystkie elementy zamówienia, które są ze sobą funkcjonalnie lub czasowo powiązane, powinny być traktowane jako jedno zamówienie.” W wyroku KIO 1222/21 podkreślono, że: „Szacowanie wartości zamówienia musi być dokonane z należytą starannością, a wszelkie wątpliwości należy rozstrzygać na korzyść transparentności i uczciwej konkurencji.” Doktryna (A. Wiktorowski, w: Prawo zamówień publicznych. Komentarz, LEX/el. 2024) wskazuje, że prawidłowe szacowanie wartości zamówienia wymaga analizy wszystkich powiązań funkcjonalnych i czasowych oraz rzetelnej dokumentacji procesu szacowania.

Jak uniknąć zarzutu dzielenia zamówienia?

• Traktuj jako jedno zamówienie wszystkie dostawy, usługi lub roboty budowlane, które są ze sobą funkcjonalnie lub czasowo powiązane.
  • Przeprowadzaj rzetelną analizę rynku i aktualnych cen.
  • Dokumentuj szczegółowo przyjętą metodologię szacowania oraz źródła informacji o cenach.
  • Unikaj sztucznego dzielenia zamówienia na mniejsze części w celu obejścia przepisów PZP.
  • Wszelkie wątpliwości interpretacyjne rozstrzygaj na korzyść transparentności i uczciwej konkurencji.

Jak bezpiecznie oszacować wartość zamówienia i nie narazić się na zarzut obejścia PZP?

Szacowanie wartości zamówienia z należytą starannością, zgodnie z art. 29 PZP, jest kluczowe dla prawidłowego przygotowania postępowania i uniknięcia zarzutu dzielenia zamówienia. Zamawiający powinien uwzględniać wszystkie powiązane elementy zamówienia, rzetelnie analizować rynek i dokumentować proces szacowania. Takie podejście minimalizuje ryzyko naruszenia przepisów PZP i zapewnia transparentność oraz uczciwą konkurencję w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego.