Kiedy jest nieuchronne jest odrzucenie oferty z uwagi na rażąco niską cenę ?

W procesie udzielania zamówień publicznych rażąco niska cena (RNC) to jeden z najtrudniejszych obszarów decyzyjnych dla zamawiającego. To moment, w którym matematyczna kalkulacja spotyka się z surową procedurą, a każda pochopna czynność  lub jej brak  może zakończyć się na sali rozpraw Krajowej Izby Odwoławczej. Prawidłowe odrzucenie oferty nie jest bowiem uznaniową sankcją, lecz precyzyjnym procesem, który zaczyna się od rzetelnego wezwania, a kończy na miażdżącej dowodowo ocenie wyjaśnień wykonawcy. Jak zatem przeprowadzić tę procedurę, aby uzasadnienie było odporne na odwołania, a eliminacja nierealnej oferty stała się dla zamawiającego nie tylko prawem, ale i bezpiecznym obowiązkiem?

Kiedy może nastąpić odrzucenie oferty?

Odrzucenie oferty następuje, gdy wykonawca:

1. nie udzielił wyjaśnień w terminie, albo
2. wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej ceny/kosztu (art. 226 ust. 1 pkt 8 w zw. z art. 224 ust. 6 PZP). Bez uprzedniego wezwania i oceny wyjaśnień – odrzucić oferty nie wolno (por. KIO 209/21 oraz odwołanie do orzeczenia TSUE C‑599/10).

Jak budować uzasadnienie odrzucenia, by utrzymać je w KIO?

• Opisz przebieg: przesłanki wątpliwości, treść wezwania, termin, odpowiedź (lub jej brak).
• Wskaż luki: brak odniesienia do kluczowych elementów, brak liczb, brak dowodów; wskaż naruszenia obowiązkowych obszarów (np. koszty pracy).
• Pokaż weryfikację: dlaczego przedstawione „rabatowe” czy „logistyczne” tezy nie mają przełożenia na mierzalne oszczędności.
• Zachowaj spójność między treścią wezwania a oceną wyjaśnień (KIO 1679/21). 

Twoja decyzja o odrzuceniu musi przetrwać w KIO

Samo „poczucie”, że cena jest za niska, to za mało, by wygrać przed Izbą. Kluczem do utrzymania odrzucenia oferty jest procesowa odporność uzasadnienia, które punkt po punkcie obala argumenty wykonawcy. Pomagam zamawiającym budować argumentację, której nie podważy żadne odwołanie – od precyzyjnego wezwania, po finalną ocenę dowodów. Potrzebujesz pewności, że Twoje rozstrzygnięcie się obroni? Napisz do mnie maila i załącz wszelkie dokumenty, które pozwolą mi zapoznać się z sytuacją Twojej firmy. Postaram się pomóc.

Czego uczy praktyka kontroli i orzecznictwo?

• Lakoniczne wyjaśnienia bez dokumentów = odrzucenie (przykłady z kontroli; KIO 1707/21).
• Przerzucanie kosztów na inne umowy = wskaźnik RNC i podstawa do negatywnej oceny (przykład z kontroli oraz KIO 337/22 przywołane w materiale UZP).
• Jeśli wykonawca nie odpowie w terminie – odrzucenie jest obowiązkiem (przykład z kontroli: różnica >30% i brak odpowiedzi – odrzucenie na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 8 PZP w zw. z art. 224 ust. 6 PZP).  

Specyfika postępowania odwoławczego – rozkład ciężarów

W KIO o wyniku często przesądza kto musi co udowodnić:

• Wykonawca/uczestnik – że nie ma RNC (art. 537 pkt 1 PZP).
• Zamawiający – gdy wykonawca nie jest uczestnikiem – broni braku RNC (art. 537 pkt 2 PZP).
  Izba ocenia materiał, którym dysponował zamawiający w dacie czynności – dorzucanie nowych dowodów „po fakcie” zwykle nie pomaga (KIO 1707/21).

Odrzucenie za RNC to nie „uznaniowa sankcja”, lecz rezultat: rzetelnego wezwania → niewystarczających (lub spóźnionych) wyjaśnień → transparentnej, dowodowej oceny. Tak przygotowane odrzucenie ma bardzo wysoką odporność na odwołania.