Jak przygotować się do mediacji? Praktyczne spojrzenie wykonawców i zamawiających

Mediacja to narzędzie, które w teorii wygląda prosto, spotykają się dwie strony sporu i rozmawiają przy wsparciu mediatora. W praktyce jednak jest to proces wymagający znacznego przygotowania, zwłaszcza w sytuacjach, gdy jedną ze stron jest podmiot publiczny, a drugą profesjonalny wykonawca. Bez przygotowania mediacja może okazać się stratą czasu. Dlatego tak istotne jest, aby zarówno wykonawca, jak i zamawiający podeszli do niej profesjonalnie. Jak to zrobić? Dowiedz się więcej na ten temat właśnie tutaj!

Jak wykonawca powinien przygotować się do mediacji?

Wykonawca musi przygotować nie tylko dokumenty, ale i strategię. Powinien przeanalizować swoje roszczenia, ustalić ich realną wartość, przygotować dokumentację zdjęciową, korespondencję, raporty, kosztorysy, protokoły, wszystko, co może potwierdzić zasadność jego stanowiska. Jednocześnie musi wiedzieć, co jest dla niego absolutnym minimum, a gdzie może dojść do kompromisu. Mediacja to nie moment na eskalację, ale na racjonalną ocenę sytuacji.

Przygotowanie do mediacji z perspektywy zamawiającego i wykonawcy

W tym zakresie istotne jest, aby do całego procesu podejść z odrobiną wiedzy i doświadczenia. Zapewniam kompleksowe przygotowanie do mediacji: porządkuję materiał dowodowy, weryfikuję i wyceniam roszczenia. Ponadto buduję warianty ugodowe oraz prowadzę negocjacje w sposób nastawiony na szybkie, wykonalne porozumienie. W przypadku zamawiających dodatkowo dbam o to, aby proponowane rozwiązania były zgodne z reżimem finansów publicznych i możliwe do bezpiecznego uzasadnienia w dokumentacji wewnętrznej. Jeśli potrzebujesz pomocy w kwestii zamówień publicznych, mogę Ci pomóc kompleksowo jako prawnik. Napisz do mnie i załącz wszelkie niezbędne dokumenty.

Co musi mieć poukładane zamawiający, żeby mediacja była możliwie najbardziej skuteczna?

Zamawiający przygotowuje się jeszcze bardziej wymagająco, oprócz strony merytorycznej musi zadbać o zgodność swoich stanowisk z przepisami prawa publicznego. Musi ocenić, czy spór ma charakter majątkowy, czy ugoda nie naruszy przepisów o zmianach umowy, czy roszczenia wykonawcy są zasadne i czy istnieją argumenty formalne lub techniczne, aby część z nich odrzucić. Konieczne jest przygotowanie zespołu mediacyjnego złożonego z osób decyzyjnych oraz ekspertów technicznych, bez nich mediacje mogą utknąć w martwym punkcie, bo mediator nie ma możliwości doprowadzenia stron do realnego porozumienia.

Mediacja to efektywne narzędzie przy zamówieniach publicznych

Mediacja z perspektywy obu stron daje coś, czego nie da żaden proces, pozwala zobaczyć człowieka po drugiej stronie sporu. Wykonawca może zrozumieć ograniczenia zamawiającego, zamawiający może zrozumieć realne problemy wykonawcy. To często moment, w którym pierwszy raz od miesięcy pojawia się szczera rozmowa, a nie atmosfera wzajemnego oskarżania. I właśnie ta rozmowa często staje się fundamentem ugody.