Jak długo przechowywać akta osobowe pracowników?

Co znajduje się w aktach osobowych?

Akta osobowe pracownika składają się z czterech części. W części A umieszcza się dokumenty dotyczące danych osobowych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie etc. W części B składa się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. Część C obejmuje oświadczenia lub dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.  Natomiast w części D umieszcza się odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej.

Ważne, aby w aktach osobowych osobowych przechowywać tylko te dane osobowe są pracodawcy niezbędne i potrafi wykazać podstawę prawną ich przetwarzania. Pracodawca powinien mieć kontrole nad tym jakie dane zbiera, aby nie naruszać zasady minimalizacji danych – ale tak kwestia zostanie szerzej opisana w kolejnym artykule.

W kontekście przepisów obowiązujących od dnia 1 stycznia 2019 r. pojawia się pytanie jak długo przechowywać dane osobowe znajdujące się w aktach osobowych pracowników (cześć, A,B,C i D) po zakończeniu współpracy z danym pracownikiem? W tej kwestii zostały wprowadzone przez ustawodawcę się nowe wytyczne, które nalży uwzględnić w każdej polityce kadrowej.

Jeśli pracownik został zatrudniony przed dniem 31 grudnia 1998 r. okres przechowywania akt osobowych wynosi okres zatrudnienia oraz 50 lat od daty ustania zatrudnienia.

Jeżeli pracownik zatrudniony pomiędzy dniem 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. możemy przechowywać jego akta osobowe w następujący sposób:

– okres zatrudnienia + 50 lat licząc od rozwiązania stosunku pracy, albo

– okres zatrudnienia + 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego od złożenia raportu informacyjnego.

Czym jest raport informacyjny?

Raport informacyjny to zestawienie informacji dotyczących pracowników i zleceniobiorców, którzy zostali zgłoszeni przez pracodawcę do ZUS po raz pierwszy po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r.

Jaka będzie korzyść ze złożenia raportu informacyjnego?

Złożenie raportów informacyjnych za ubezpieczonych pracowników, skutkuje skróceniem okresu przechowywania ich akt osobowych do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.

Jeśli pracownik nie otrzyma ani od ZUS ani od pracodawcy żadnej informacji dotyczącej okresu przechowywania, jego dokumentacja będzie przechowywana przez pracodawcę przez 50 lat od daty zakończenia pracy.

Co z aktami osobowymi pracowników zatrudnionych od dnia 1 stycznia 2019 r.?

Zgodnie z nową regulacją akta takich osób przechowujemy przez okres 10 lat licząc od końca roku w którym ustało zatrudnienie. Co istotne wraz ze świadectwem pracy, pracodawca ma obowiązek przekazania pracownikowi informacji o:

– okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,

– możliwości jej odbioru do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,

– zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w wyznaczonym na to okresie.

Do lepszego zobrazowania kwestii przechowywania dokumentacji pracowniczej po ustaniu zatrudnienia posłuży poniższa grafika.