Zbieranie danych przez przyszłych pracodawców

Proces poszukiwania kandydatów do pracy zawsze będzie wiązał się z pozyskiwaniem danych osobowych przez pracodawcę, bez względu na to w jaki sposób będzie to robił. Dokumenty rekrutacyjne takie jak CV, listy motywacyjne to kopalnia wiedzy o kandydatach do pracy. Jakie dane możesz zbierać, jakich nie masz prawa wymagać? O tym dowiesz się z poniższego artykułu.

Zbieranie danych na zapas lub na przyszłość bez zgodnego z prawem celu jest niewłaściwe. Żądanie przez przyszłego pracodawcę podania informacji wykraczających poza te, które wskazane są w  przepisach mogą naruszać postanowienia RODO i przepisy prawa pracy.

W toku rekrutacji zbierane dane mają na celu pomóc podjęcie przez pracodawcę decyzji, czy kandydat będzie odpowiedni na określone stanowisko czy też nie. Nasi radcy prawni wskazują, że w Kodeksie Pracy zmieniły się przepisy w kwestii uzyskiwania informacji przez pracodawcę od kandydata do pracy.

Teraz pracodawca nie może już żądać informacji takich jak: imiona rodziców oraz adres zamieszkania lub korespondencyjny. Natomiast ma prawo uzyskać dane kontaktowe od kandydata jak numer telefonu lub adres e-mail. Pozostałe kwestie jak imię i nazwisko, data urodzenia, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia pozostają bez zmian. Tak więc pobieranie informacji, nie mających nic wspólnego z zatrudnieniem jest bezcelowe. Mowa o stanie cywilnym, wyznaniu, poglądach religijnych czy orientacji seksualnej.

Nie wolno zapomnieć, że czasami należy spełnić określone prawem wymogi jak np. wymóg niekaralności i wtedy takie informacje pracodawca będzie uprawniony pozyskać. Najczęściej ten wymóg spotkamy podczas ubiegania się o zawód nauczyciela, zatrudnienie w sektorach finansowych albo straży granicznej.

Co w sytuacji gdy kandydat przekazuje więcej informacji niż jest to wymagane? Podczas wysyłania zgłoszenia wyrażamy zgodę na przetwarzanie danych, więc w tej sytuacji o ile nie są to dane szczególnej kategorii, pracodawca normalnie będzie je przetwarzać. Przyjmuje się, że osoba wysyłająca zgłoszenie jest świadoma do jakiego podmiotu składa aplikację, jak będą przetwarzane dane i jaki zakres danych przekazuje. Dane wrażliwe przekazane pracodawcy bez odrębnej zgody na ich przetwarzanie powodują, że pracodawca powinien je usunąć. Dla przykładu stan zdrowia – jeśli istnieją szczególne kategorie danych na podstawie przepisów np. podczas kandydatury na policjanta, to takie informacje będą przetwarzane.

Po zakończonym procesie rekrutacji pracodawca powinien usunąć dane, chyba że została wyrażona zgoda na przetwarzanie danych w przyszłych rekrutacjach. Zgodę można zawsze cofnąć!

Należy pamiętać, że pracodawca może przetwarzać i zbierać nasze dane wyłącznie po wyrażonej zgodzie osoby ubiegającej się o pracę, które będą zgodne ze wszystkimi wymogami przewidzianymi w przepisach Kodeksu Pracy oraz RODO, w szczególności, gdy chodzi o dane chronione i wrażliwe. Pracodawca musi poinformować kandydatów między innymi o pełnej nazwie i adresie siedziby, celu przetwarzania danych i podstawy prawnej, okresie, przez który będą przetwarzane dane, prawie do żądania danych, sprostowania i usunięcia lub ograniczenia, prawie cofnięcia zgody, prawie wniesienia skargi itd.

Jeśli pracodawca przekroczył swoje prawa i obowiązki warto zwrócić się po pomoc prawną, aby podjąć odpowiednie kroki w celu ubiegania się o odszkodowanie, gdy nasze dane zostaną wykorzystane w nieprawidłowy sposób. Nasz kancelaria prawna pomaga również w tego typu sprawach i chętnie służy pomocą.