Zatory płatnicze pod lupą UOKiK – jak zabezpieczyć firmę przed karą?

Jesteś przedsiębiorcą, który ma duży obrót, posiada złożone łańcuchy dostaw i wielu kontrahentów? Gratulujemy – to nie jest przypadek, tylko efekt konsekwentnego zarządzania. Musisz jednak wiedzieć, że im większa liczna zawieranych transakcji, tym potencjalnie większe  problemy. Czy Twoja firma naprawdę wie, co się dzieje z jej płatnościami po stronie zobowiązań i należności? Warto trzymać ręką na pulsie w tej kwestii. Przezorność pozwala uniknąć niepotrzebnych konsekwencji. Zatory płatnicze stały się w ostatnim czasie jednym z głównych celów urzędowej kontroli, ponieważ stanowią poważne zagrożenie dla płynności finansowej przedsiębiorstw. Nieterminowe regulowanie zobowiązań może prowadzić do utraty płynności, ograniczenia inwestycji, a w skrajnych przypadkach do upadłości przedsiębiorstw. W odpowiedzi na ten problem, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK) intensyfikuje działania mające na celu eliminowanie zatorów z polskiej gospodarki. O co chodzi i dlaczego powinieneś się zainteresować tematem? Przede wszystkim ze względu na możliwe kontrole i kary, które mogą zostać na Ciebie nałożone. Dowiedz się więcej na ten temat właśnie w tym artykule.

Czym są zatory płatnicze?

Zatory płatnicze powstają, gdy przedsiębiorcy nie otrzymują na czas swoich pieniędzy od kontrahentów. Nagromadzone w ten sposób zadłużenia przechodzą na kolejne podmioty powiązane w łańcuchu dostaw, negatywnie wpływając na płynność finansową całego otoczenia biznesowego. Zatory płatnicze wywołują w gospodarce efekt domina: przedsiębiorcy, którzy nie otrzymują w terminie zapłaty za dostarczone przez siebie towary lub wykonane usługi, w konsekwencji nie mają środków na dalszą spłatę własnych zobowiązań wobec kontrahentów. To z kolei wywołuje te same problemy u kolejnych podmiotów.

Nieterminowe płatności i zbyt długie terminy zapłaty są szczególnie dotkliwe dla mikro, małych i średnich przedsiębiorców (MŚP). Przyczyniają się do ich problemów z płynnością finansową, stanowiąc barierę ograniczającą inwestycje i rozwój.

Kto jest narażony na kontrolę ze strony UOKiK?

To temat szczególnie istotny dla firm, które:

• wystawiają dużą liczbę faktur,
• działają w sektorach o wydłużonych terminach płatności (np. produkcja, przemysł, transport, budownictwo, automotive),
• obsługują wielu kontrahentów i mają złożony obieg dokumentów,
• nie posiadają systemów bieżącego nadzoru nad płatnościami,

Prezes UOKiK prowadzi postępowania administracyjne w sprawach nadmiernego opóźniania się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych przez przedsiębiorców. Przepisy prawa zakazują bowiem nadmiernego opóźniania się ze spełnianiem świadczeń płatniczych. Zakaz ten obejmuje podmioty wskazane w ustawie o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, które nie są podmiotami publicznymi.

Działania UOKiK – coraz mniej pobłażliwości od 2022 r.

UOKiK jest dziś wyjątkowo aktywny w walce z zatorami płatniczymi – i nie są to już działania symboliczne. Po nowelizacji ustawy w 2022 roku Urząd zyskał realne narzędzia, z których intensywnie korzysta. W 2025 roku wszczęto wiele postępowań, a w kwietniu i  maju zapadły pierwsze decyzje nakładające milionowe kary w nowym reżimie prawnym. To jasny sygnał, że organy nadzoru przeszły od ostrzeżeń do egzekwowania przepisów. Co więcej, największe firmy – czyli te, które najczęściej wpadają pod lupę UOKiK – mają obowiązek składania corocznych raportów o swoich opóźnieniach płatniczych. UOKiK ma dostęp do tych sprawozdań, jak również może uzyskiwać potrzebne informacje od skarbówki. Organ nie działa zatem w ciemno. Gdy rozpoczyna kontrolę, to dlatego, że konkretna firma już została zidentyfikowana jako potencjalny naruszyciel.

Wystąpienie miękkie – to na co powinieneś być przygotowany

To jeszcze nie kontrola, ale wystąpienia miękkie stają się coraz bardziej powszechnym narzędziem nadzoru nad płatnościami w biznesie. UOKiK regularnie publikuje zestawienia firm, które otrzymały takie wystąpienia i są wśród nich zarówno duże spółki giełdowe, jak i lokalne firmy rodzinne. W samym pierwszym kwartale 2025 roku Urząd skierował ponad 80 wystąpień, sygnalizując nieprawidłowości w terminach regulowania płatności. Jeśli przedsiębiorca nie wyciągnie z takiego wystąpienia realnych wniosków, może spodziewać się kolejnego kroku – wszczęcia formalnego postępowania i nałożenia kary.

Nie ignoruj UOKiK i reaguj na bieżąco

Wystąpienie miękkie to jeszcze nie postępowanie. W rzeczywistości jest to najłagodniejsza forma interwencji – coś w rodzaju żółtej kartki. Jeśli firma jej nie zignoruje, może zareagować i wyprostować sytuację. Ale jeśli zignoruje lub zareaguje zbyt późno, kolejnym krokiem może być wszczęcie formalnego postępowania administracyjnego. To z kolei może zakończyć się dotkliwą karą finansową. W tej kwestii warto posłużyć się dwoma poniższymi przykładami.

Ciekawostka (i przestroga): Carlsberg ukarany

W kwietniu 2025 r. Prezes UOKiK nałożył administracyjną karę pieniężną w wysokości 69 593,72 zł na Carlsberg Supply Company Polska S.A. za nadmierne opóźnienia w płatnościach na rzecz kontrahentów w okresie maj–lipiec 2023 roku. Firma nie tylko zapłaciła z opóźnieniem, ale też naruszyła próg ustawowy. Co to oznacza? Suma opóźnionych świadczeń przekroczyła 2 miliony złotych w okresie 3 miesięcy. Carlsberg tłumaczył się m.in. błędami wewnętrznymi, zdublowaniem transakcji w dokumentach i różnicami między umowami a fakturami, jednak to nie wystarczyło, by uniknąć odpowiedzialności.

To doskonały przykład, że nawet duże i rozpoznawalne firmy nie są poza zasięgiem sankcji, a urzędnicy skrupulatnie analizują dane. Oceniają JPK, pliki bankowe, faktury i umowy. Co ważne, UOKiK nie musi udowadniać winy w sensie karnym. Wystarczy, że suma opóźnień przekracza ustawowy próg, by mógł nałożyć karę w duchu odpowiedzialności administracyjnej.

Przestroga nr 2: Kara dla RAWAG mimo „dobrej woli”, ale niższa

Istotna jest również sprawa RAWAG sp. z o.o., czyli Rawickiej Fabryki Wyposażenia Wagonów. Mimo że firma wdrożyła szereg działań naprawczych, finalnie i tak została ukarana. Prezes UOKiK uznał, że zmiany były zbyt późne, a dane z okresu objętego analizą wykazały opóźnienia przekraczające ustawowy próg. Nałożona kara: 291 618. Niektóre wytłumaczenia RAWAG spowodowały jednak obniżenie nałożonej kary, a to również niebagatelna sprawa. To ważna lekcja: działania naprawcze nie zawsze wystarczą, jeśli nie są wdrożone odpowiednio wcześnie.. W postępowaniach dotyczących zatorów liczą się konkretne liczby i daty, a nie ogólna dobra wola. Urząd analizuje dane z JPK i ocenia, czy opóźnienia przekroczyły próg 2 mln zł w okresie 3 kolejnych miesięcy – a jeśli tak, kara jest niemal pewna. Karę można jednak obniżyć wskazując na okoliczności łagodzące – wiemy jak to zrobić.

Kar i postępowań będzie więcej

Dość długo czekaliśmy na pojawienie się pierwszej decyzji o zatorach pod rządami znowelizowanej ustawy. Jej publikacja przez UOKiK jest dla przedsiębiorców niezwykle istotna, bo pokazuje jak UOKiK w praktyce stosuje nowe przepisy. Od kwietnia 2025 r. decyzji wciąż przybywa. Maj przyniósł m.in. decyzję o nałożeniu kary na VESTAS-POLAND sp. z o.o. (82 658,91 zł) i na Amcor Specialty Cartons Polska sp. z o.o. (124 852,33 zł).

👉 Nowe decyzje UOKiK można znaleźć w zakładce Zatory Płatnicze tutaj: https://decyzje.uokik.gov.pl/bp/dec_prez.nsf

Należy się spodziewać, że teraz liczba decyzji znacząco się zwiększy. A skoro część postępowań już się kończy, to urzędnicy UOKiK zaczną wszczynać i prowadzić nowe. Przedsiębiorcy powinni się mieć na baczności.

Misja: być jak Leroy Merlin i Federal-Mogul

Czy w takim razie zawsze wszczęcie postępowania oznacza karę? Nie zawsze. O tym uczy nas przykład znanej sieci marketów budowlanych. Leroy Merlin i spółki Federal-Mogul Gorzyce, którym udało się wybronić i nie dostać kary. Jak tego dokonano? Firmy przekonały Prezesa UOKiK, że co prawda istniały opóźnienia w płatnościach, jednak ich suma nie przekroczyła ustawowego progu. Dzięki temu postępowanie zostało umorzone, a Leroy Merlin i Federal_Mogul uniknęły wysokiej kary finansowej.

Jak możemy pomóc Twojej firmie?

1. Dedykowane szkolenia

Szkolenia dostosowane do branży klienta – dla działów finansowych, księgowości i zarządów. Uczymy, jak prawidłowo interpretować terminy płatności, a także jak ustrzec się błędów formalnych, które mogą kosztować setki tysięcy złotych.

2. Audyt polityki płatniczej

Przeprowadzamy audyt polityki płatniczej i obiegu faktur w firmie. Analizujemy ryzyka, przedstawiamy rekomendacje, aktualizujemy regulaminy i procedury wewnętrzne. Zaproponujemy Ci rozwiązania, które powinieneś wdrożyć, aby ograniczyć ryzyko lub dostosować swoje działania do wymagań.

3. Doradztwo przy wystąpieniach miękkich

Wystąpienie miękkie od UOKiK? Doradzimy, jak odpowiedzieć, co zmienić i jak udokumentować działania naprawcze. Musimy wspólnie zadbać, aby sprawa nie przekształciła się w formalne postępowanie zakończone karą.

4. Reprezentacja w postępowaniu

Oferujemy pomoc jako doradcy lub pełnomocnicy reprezentujący Cię przed organem. Wszystko jednak dopasujemy do strategii. Dlaczego? Czasem lepiej, żeby Urząd nie widział pełnomocnika, a czasem wręcz przeciwnie. Pomagamy dobrać odpowiednie podejście do każdej sytuacji. Wspólnie postaramy się uniknąć kary, lub zawalczyć o jej jak najmniejszy wymiar wskazując na okoliczności łagodzące.

Pomogę Ci w przypadku kontroli miękkiej, postępowania i przy przeciwdziałaniu zatorom

Zatory płatnicze nie są już tylko problemem etycznym czy wizerunkowym. To realne ryzyko finansowe – szczególnie dla dużych i średnich firm. Wystąpienie miękkie to ostrzeżenie. Kara natomiast to konkretna dolegliwość. Można jednak tego uniknąć. Zadbaj o politykę płatniczą swojej firmy, zanim Urząd zainteresuje się nią samodzielnie. Skontaktuj się ze mną. Mam doświadczenie  sprawach zatorów płatniczych i postępowań przed UOKiK. Napisz do mnie maila, opisz sytuację i załącz niezbędne dokumenty. Na ich podstawie pomogę Ci działać odpowiedzialnie, zgodnie z prawem i bez zbędnych ryzyk. Zapraszam do kontaktu.