Za kserowanie dowodu kara nie grozi, ale za przetwarzanie danych z niego – tak

Pewnie wielokrotnie zdarzyło się nam przekazać komuś dokument, aby ten sobie go zeskanował pod pretekstem zabezpieczenia się i zebrania naszych danych. Dość często tak mam podczas wyjazdów na wakacje i noclegowania nawet u prywatnych ludzi. Mój dowód był skanowany przez pracodawców, banki, a także zdarzyło się, że musiałem swój skan dokumentu załączyć podczas rejestracji w Internecie do usługi. Strach pomyśleć ile osób ma dostęp do takich danych i może wykorzystać te informacje. Z jednej strony, niektórzy mają ustawowe prawo do tego, z drugiej powinniśmy ograniczać dostęp do takich informacji.

Przedsiębiorcy nie muszą się martwić, bo ustawa o dokumentach publicznych nie przewiduje kary więzienia za dość popularną praktykę kserowania dowodu osobistego, ale gdy dane z niego są przetwarzane bez podstawy prawnej, karę finansową może nałożyć prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. O ustawie zrobiło się głośno ponieważ wraz z wejściem w życie 12 lipca 2019 r., wprowadzono art. 58. zgodnie z którym, kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2, co oznacza, że za skanowanie, kserowanie czy jakąkolwiek inną formę zapisu obrazu dokumentu nie ma przewidzianej kary.  Z założenia ustawa ma pomóc w walce z fałszowaniem dokumentów i wykorzystywaniem ich do wyłudzania kredytów..

Ustawa o dokumentach publicznych przewiduje karę za replikę dokumentu publicznego, czyli odwzorowanie lub kopię wielkości od 75 proc. do 120 proc. oryginału o cechach autentyczności, z wyłączeniem kserokopii lub wydruku komputerowego wykonanych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych. Z czego wynika, że kserokopia, czy skan dowodu osobistego są wyłączone z tej normy? Ponieważ nie posiadają cech autentyczności, nie są więc repliką dokumentu. Aby doszło do popełnienia przestępstwa zgodnie z art. 58 ustawy o dokumentach publicznych, kopia dowodu osobistego musi posiadać cechy autentyczności. Są to takie zabezpieczenia dowodu, jak np. farba zmienna optycznie, rysunek utajony, nitka, czy elementy widoczne w świetle UV czego skany nie posiadają .

Należy jednak zwrócić uwagę, że wykonywanie kopii dokumentów zawierających dane osobowe na użytek różnego rodzaju przedsiębiorców podlega rygorom przepisów o ochronie danych osobowych. Ważne jest aby zebrane dane spełniały wymóg minimalizacji danych, czyli żeby na takiej kopii, czy skanie, nie było zbyt dużo danych w stosunku do konkretnego celu przetwarzania. Oczywiście jest to absurdem, bo w dowodzie osobistym jest nazwisko, imię, PESEL, data i miejsce urodzenia, płeć, wiek, zdjęcie, czyli dane osobowe, które powinny być chronione. Zgodnie z RODO zaś można przetwarzać tylko takie informacje, które są niezbędnie dla danego celu. Jeśli przedsiębiorca nie wykaże podstawy do przetwarzania danych z dowodu, może zostać ukarany karą pieniężną.

Obecne przepisy więc niewiele zmieniają w stosunku co do naszego bezpieczeństwa. Jeśli ktoś będzie chciał wykorzystać nasze dane w sposób karalny, pobierze od nas je w sposób legalny. Przepisy powinny z założenie eliminować i zmniejszać to ryzyko co w tym przypadku nie ma miejsca. Dlatego musimy uważać gdzie i komu dajemy do ręki swoje dokumenty, bo tak jak w przypadku banku czy notariusza, którzy mają ustawową zdolność do przetwarzania danych z dowodu tak inni już nie posiadają takiej zdolności. Jako Kancelaria Prawna KHG nie unikniemy przetwarzania danych, bo na co dzień pracujemy na nich i musimy posiadać oryginały. Natomiast nasi Adwokaci i Radcowie Prawni są w stanie pomóc chronić je, jeśli nie mają Państwo pewności kto co może i w jakim zakresie.