Ochrona sygnalistów w Polsce – nowe obowiązki dla firm

6 marca 2024 r. opublikowano kolejną wersję projektu Ustawy o ochronie sygnalistów. Projekt wprowadzi w Polsce docelowo rozszerzenie zakresu objętych ochroną naruszeń, takich jak wolność i prawa człowieka, korupcja, handel ludźmi, prawo pracy. Zabezpieczenie interesu sygnalistów w Polsce ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa i wsparcia osobom zgłaszającym nieprawidłowości w miejscu pracy lub w ramach działalności instytucji, które mogą stanowić zagrożenie dla ładu publicznego. Na co warto w szczególności zwrócić uwagę? Kto podlega docelowo pod przepisy ustawy? Dowiedz się więcej na ten temat właśnie w tym artykule.

Kogo dotyczy Ustawa?

Przepisy mają zastosowanie do podmiotów zatrudniających co najmniej 50 osób. Dotyczy to więc zarówno dużych, jak i średnich przedsiębiorstw. Mniejsze organizacje nie mają takiego obowiązku, ale mogą takie rozwiązania również wdrożyć. W skrócie, konieczność dostosowania się do nowych wymogów, które dla organizacji zatrudniających więcej niż 50 osób oznacza obowiązek wdrożenia odpowiednich regulacji wewnętrznych (np. procedury ochrony sygnalisty oraz sygnalizacji nieprawidłowości. Kto musi wprowadzić tę procedurę? Procedurę wdraża każda firma, która zatrudnia co najmniej 50 osób. I tu jest pewien mały problem, gdyż w ustawie pisze o umowach, operacjach oraz o wszystkich innych podobnych umowach, czyli do tego czy doliczyć umowy zlecenie, nawet działalność gospodarczą.  Oczywiście trzeba do tego podejść racjonalnie, bo nie każda faktura od kogoś, od zewnętrznej firmy, za wykonaną usługę, oznacza, że ta osoba jest u nas zatrudniona. Należy zastanowić się w jakim wymiarze czasu pracy ta osoba u nas pracuje, jeżeli nie ma godzin, to trzeba to zrobić trochę intuicyjnie, ale definicja brzmi, że 50 osób. 

Firmy, które są instytucjami obowiązanymi, zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu prani brudnych pieniędzy i finansowaniu terrorystów, czyli: wszystkie biura rachunkowe, agenci ubezpieczeniowi, biura pośrednictwa w obrocie nieruchomościami, kasyna, kantory i cała lista instytucji obowiązanych ma obowiązek wprowadzenia procedury sygnalistów bez względu na to, ile osób zatrudnia.

Kim jest sygnalista i jakie ma uprawnienia?

Sygnalista to osoba, która zgłasza lub ujawnia informacje o nieprawidłowościach, nadużyciach lub zagrożeniach dla interesu publicznego, które mają miejsce w organizacji, w której pracuje lub z którą współpracuje. Sygnalistami mogą być pracownicy, kontrahenci, dostawcy, a także klienci organizacji. Osoby te są chronione od momentu zgłoszenia naruszenia lub ujawnienia go publicznie, a ochrona obejmuje zabezpieczenie przed działaniami odwetowymi. Projekt Ustawy ma więc na celu zapewnienie ochrony osobom, które zgłaszają: 

• naruszenia prawa, 
• w tym korupcję, 
• handel ludźmi, 
• naruszenia praw pracy, 
• naruszenia wolności i praw człowieka. 

W jaki sposób chroniony jest sygnalista?

Według Projektu ustawy o ochronie sygnalistów w Polsce, sygnalista będzie objęty szerokim zakresem ochrony, mającym na celu zachęcenie do zgłaszania nieprawidłowości bez obawy przed konsekwencjami. Oto kluczowe aspekty tej ochrony:

• Ustawa zapewnia ochronę przed wszelkimi formami odwetowymi, w tym przed zwolnieniem, degradacją, zmniejszeniem wynagrodzenia, dyskryminacją, zastraszaniem czy marginalizacją w miejscu pracy. Przedsiębiorstwo nie może podejmować negatywnych działań w odpowiedzi na zgłoszenie dokonane w dobrej wierze.
• Prawo do zadośćuczynienia.
• Sygnalista ma możliwość zgłaszania nieprawidłowości anonimowo. Organizacje są zobowiązane do ochrony tożsamości sygnalisty, chyba że istnieje prawny obowiązek ujawnienia jego danych.
• Przedsiębiorstwa są zobowiązane do ustanowienia bezpiecznych i łatwo dostępnych kanałów wewnętrznych i zewnętrznych dla zgłaszania nieprawidłowości. Systemy te muszą umożliwiać szybką i skuteczną reakcję na zgłoszenia.
• Ustawa wymaga, by organizacje przyjęły transparentne procedury przetwarzania zgłoszeń sygnalistów, w tym szybkie i sprawiedliwe rozpatrywanie każdego zgłoszenia.
• Prawo do odszkodowania za działania odwetowe,
• Sygnalista, który uważa, że został niesprawiedliwie potraktowany w wyniku zgłoszenia, ma prawo do odwołania się od takich decyzji.
• Wsparcie prawne i doradcze: Projekt ustawy może także przewidywać środki wspierające sygnalistów, takie jak dostęp do porad prawnych i psychologicznych, aby wesprzeć ich w trakcie i po procesie zgłaszania nieprawidłowości.

Sygnaliści – w jaki sposób wprowadzić do swojej firmy?

Wprowadzenie sygnalistów oraz nowej ustawy, jest to kolejny prezent Unii Europejskiej implementowany przez nas rząd. Przedsiębiorcy natomiast zobligowani są go obecnie wdrożyć. Na szczęście wdrożenie całej procedury sygnalistów nie będzie jakiejś bardzo skomplikowane. Na pierwszy rzut oka nie wydaje się to skomplikowane i będzie to po prostu zakup kolejnej procedury wewnętrznej, która pójdzie do szuflady. Najczęściej tak to będzie wyglądać. 

Kim jest sygnalista w praktyce, poza przepisami?

Sygnaliści są osoby, które mogą zgłaszać pewne nieprawidłowości, które dzieją się w firmie dotyczące przepisy ogólnie obowiązujących, czyli np. firma nielegalnie spuszcza ścieki albo odpadów pozbywa się. Równocześnie mogą także zgłosić sytuację, gdy ktoś jest dyskryminowany. Taki sygnalista, jeżeli nie może być z tego tytułu karany lub źle postrzegany, jeśli zgodnie z procedurami zgłosi naruszenie. Często też będzie on anonimowy, Nie można się na nim mścić, nie można wywierać na nim negatywnych konsekwencji. 

Zastanawiasz się, czy docelowo Ustawa wpłynie na Twoją firmę?

W takim wypadku proponuję, aby napisać do mnie maila. Postaram się przeanalizować profil działalności Twojej firmy, a następnie sprawdzić czy wpisujesz się w ramy Projektu Ustawy. Dodatkowo sprawdzę także, jakie rozwiązania prawne bądź podatkowe mogą okazać się najbardziej optymalne z perspektywy Twojego biznesu. Zapraszam do kontaktu.