KSeF podpisany – od kiedy zaczyna obowiązywać?

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur staje się faktem. Po podpisie prezydenta zakończył się proces legislacyjny, który od wielu miesięcy budził emocje wśród przedsiębiorców i doradców podatkowych. Nowe przepisy nie tylko wprowadzają jednolity sposób wystawiania faktur w formacie elektronicznym, lecz także całkowicie zmieniają podejście do rozliczeń podatkowych w Polsce. Dla wielu firm oznacza to konieczność pilnych inwestycji w systemy księgowe, reorganizację procesów i szkolenia pracowników, a wszystko w dość krótkim czasie. Choć ustawodawca przewidział okres przejściowy i etapowe wdrażanie obowiązku, to rzeczywistość pokazuje, że przygotowania trzeba rozpocząć już teraz. Bez odpowiedniego zaplanowania i sprawnej integracji systemów ryzyko błędów jest bardzo duże, a konsekwencje mogą być dotkliwe. Czy wiesz, które firmy obejmie obowiązek KSeF jako pierwsze? I czy można zabezpieczyć się przed problemami związanymi z niejasnościami wciąż obecnymi w nowych regulacjach?

Harmonogram wdrożenia KSeF 2026

Najwcześniej obowiązek obejmie duże przedsiębiorstwa. Już od 1 lutego 2026 roku firmy o rocznych przychodach przekraczających 200 milionów złotych będą musiały wystawiać e-faktury w systemie. Dwa miesiące później, od 1 kwietnia 2026 roku, obowiązek zostanie rozszerzony na pozostałych podatników VAT, także tych zwolnionych. Ostatni etap nastąpi w styczniu 2027 roku i obejmie mikroprzedsiębiorców.

Od kiedy zaczyna obowiązywać KSeF?

Dla lepszej orientacji można przyjąć prosty harmonogram:

• 1 lutego 2026 r. – duże przedsiębiorstwa,
  
• 1 kwietnia 2026 r. – pozostali podatnicy VAT,
  
• 1 stycznia 2027 r. – mikroprzedsiębiorcy.

Jak będzie działał nowy system KSeF?

Nowy system wprowadza szereg szczegółowych rozwiązań. Każda faktura będzie musiała być przygotowana w jednolitym formacie XML, zgodnym ze schematem FA(3). Przewidziano również tryb awaryjny offline24, który pozwala wystawić fakturę poza systemem i przekazać ją do KSeF w najbliższym dniu roboczym. Faktury mają być przechowywane w systemie przez dziesięć lat, co całkowicie zmienia sposób archiwizacji dokumentów. Warto dodać, że ustawodawca przewidział okres ochronny – do końca 2026 roku przedsiębiorcy nie będą karani za błędy związane z nowymi zasadami.

Brak rozporządzeń i wciąż otwarte pytania

Mimo podpisu ustawy wiele elementów wciąż pozostaje niejasnych. Do dziś nie opublikowano wszystkich rozporządzeń wykonawczych, które określą szczegółowe obowiązki. Środowisko testowe ma być dostępne dopiero pod koniec września, co oznacza bardzo krótki czas na dostosowanie systemów finansowo-księgowych. Doradcy podatkowi wskazują też na brak oficjalnych interpretacji i objaśnień, które mogłyby rozwiać wątpliwości interpretacyjne. To rodzi ryzyko, że część firm nie zdąży wdrożyć KSeF w pełni bezpiecznie i zgodnie z praktyką organów.

Dlaczego warto zacząć przygotowania na nowe rozliczenia w 2026?

Dla przedsiębiorców kluczowe jest, by już teraz rozpocząć przygotowania. Integracja systemów księgowych, przeszkolenie pracowników i wypracowanie procedur wewnętrznych wymaga czasu, a czekanie na ostatnią chwilę może zakończyć się kosztownymi błędami. Choć ustawodawca dał jeszcze kilka miesięcy oddechu, to praktyka pokazuje, że wdrożenia technologiczne w firmach zajmują więcej czasu, niż początkowo się zakłada.

Jak przygotować się na KSeF?

Jeżeli interesuje Cię temat KSeF, nie musisz przechodzić przez ten proces samodzielnie. Mogę pomóc Ci sprawdzić, jak najlepiej przygotować firmę do obowiązkowego systemu, jakie procedury wdrożyć i jak zminimalizować ryzyko błędów. Dzięki temu zyskasz pewność, że Twoja firma przejdzie przez zmianę spokojnie i będzie gotowa na nowe obowiązki podatkowe. Wystarczy, że napiszesz do mnie wiadomość – wspólnie znajdziemy rozwiązania dopasowane do Twojej działalności.