Kontrola podczas prowadzenia działalności B+R

„Kontrola podatkowa” to słowo klucz przy tym zagadnieniu. Prawdę mówiąc, jest ona nieunikniona w przypadku prowadzenia jakiejkolwiek działalności gospodarczej, jednak przy skorzystaniu z ulgi B+R istnieje duże prawdopodobieństwo, że przyjdzie na nią czas dużo szybciej.

I Obawy, które występują w związku z kontrolą podatkową na tle korzystania z ulgi B+R, to:

-czy nasza działalność, aby na pewno mieści się w ramach działalności badawczo-rozwojowej?

-czy w sposób odpowiedni jest prowadzona ewidencja?

W sposób ogólny odnosząc się do postawionych pytań, należy odpowiedzieć:

1. Czym jest działalność badawczo-rozwojowa? To działalność twórcza, obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowane w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań, z zastrzeżeniem że działania te nie muszą przynieść zamierzonego efektu i stanowią novum dla konkretnego przedsiębiorcy (jego działalności), zatem nie ważne, że inna firma już coś takiego stworzyła.

W przypadku niedających się usunąć wątpliwości, można posłużyć się indywidualną interpretacja podatkową. Prawnicy z kancelarii KHG w sposób umiejętny i wyczerpujący pomogą Ci wystosować pytanie do Krajowej Izby Skarbowej, która ta, w maksymalnym terminie 3 miesięcy zabierze stanowisko w Twojej sprawie. Co daje taka interpretacja? Interpretacja jest niejako zabezpieczeniem, że postępowałeś zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Na początkowym etapie zaleca się przeprowadzenie audytu technicznego. Takiego audytu nie powinni przeprowadzań tylko finansiści i prawnicy, najczęściej zaleca się, aby dodatkowo obecnie były jeszcze osoby techniczne – osoby, które nadzorują, czy też realizują projekty techniczne w danej firmie. Każda z przywołanych osób, przyczyni się do kompleksowej analizy działalność.

2. O prowadzonej ewidencji pisaliśmy już wcześniej na naszej stronie – przy tym należy podkreślić, że Ustawa o PIT/CIT nie wskazuje w jaki sposób ma nastąpić wyodrębnienie kosztów, aby wypełnić obowiązek jaki ciąży na podatniku. Sposób prowadzenia ewidencji musi pozwolić na precyzyjne określenie wysokości „kosztów kwalifikowanych” oraz okresu (roku podatkowego), z którym koszty te są związane. W tym przypadku zaleca się prowadzenie ksiąg rachunkowych, w których każde tego typu zjawisko będzie ujęte, jednak nie wyklucza się także prowadzenia ewidencji w postaci tabel programu Excel.

Najczęstsze nieprawidłowości na tle ujęcia kosztów:

-zaewidencjonowanie kosztów, które nie są kosztami uzyskania przychodu związanymi z działalnością B+R,

-niewłaściwe ewidencjonowanie kosztów związanych z zatrudnieniem- ewidencją czasu pracy.

II Złap byka za rogi i przygotuj się do kontroli

Sprawę należy przedstawić jasno: Celem organu podatkowego nie jest demobilizacja przedsiębiorcy do skorzystania z ulgi, a wskazanie na wczesnym etapie wdrożenia ulgi B+R ewentualnych błędów, aby te mogły zostać szybko namierzone i poprawione.

Przeprowadzenie kontroli podatkowej zostało uregulowane w przepisach Ordynacja podatkowa. Organ podatkowy, chcący dokonać kontroli podatkowej zawiadamia przedsiębiorcę, który może się spodziewać nie wcześniej niż po upływie 7dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli.

Kontrolujący, po uprzednim okazaniu upoważnienia do kontroli oraz wylegitymowaniu się, ma prawo żądać okazania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzenia z nich kopii, odpisów czy notatek.

Natomiast na kontrolowanym spoczywa obowiązek udzielania wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, w zakresie wynikającym z wykonywanych czynności lub zadań.

Na co kontrolujący zwraca uwagę?

– brak dokumentacji dowodowej opisującej realizowaną działalność B+R

– kwestie związane z prawidłowym wyodrębnieniem kosztów kwalifikowanych

– określenie, ile dany pracownik pracował nad danym zagadnieniem, czyli czy jest prowadzoną ewidencja czasu pracy?

– na jakiej podstawie koszt związany z amortyzacją został rozliczony?

– czy podatnik nie działa w specjalnej strefie ekonomicznej, która wyklucza rozliczanie ulgi?

Po przeprowadzonej kontroli zostaje spisany protokół w dwóch kopiach, jeden dla kontrolowanego a drugi dla organu.

Zgodnie z art. 291 OP, Kontrolowany, który nie zgadza się z ustaleniami protokołu, może w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia przedstawić zastrzeżenia lub wyjaśnienia, wskazując równocześnie stosowne wnioski dowodowe. Natomiast organ ma również 14 dni na reakcje na zastrzeżenia oraz obowiązany jest zawiadomić kontrolowanego o sposobie załatwienia, wskazując w szczególności, które zastrzeżenia nie zostały uwzględnione, wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym.

Tym nie mniej, nie należy się obawiać kontroli przy rzetelnym podejściu do ulgi B+R. Wyspecjalizowana kadra księgowa z Kancelarii KHG, oferuje usługi w zakresie prowadzenia dokumentacji podatkowej firm, która będzie niezbędna przy kontroli podatkowej. Dlatego lepiej zapobiegać niż leczyć, zatem warto zacząć od dobrego Księgowego już dziś.