Jakie dokumenty księgowe potrzebne są do przekształcenia?

Wielokrotnie do naszej kancelarii przychodzą osoby z pytaniem, co muszę zrobić i jakie przedstawić dokumenty, aby skutecznie przekształcić prowadzoną przez siebie działalność. W praktyce okazuje się, że najwięcej trudności napotykamy przy kompletowaniu dokumentów księgowych, których wielość sprawia, że łatwo coś pominąć. A trzeba przyznać, że o przeoczenie nie trudno, ponieważ lista dokumentów wcale nie jest taka krótka. Na dzień sporządzenia przekształcenia należy dysponować:

1) Zestawieniem środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

Środki trwałe to nic innego jak wszelkie nieruchomości i ruchomości stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku, które wykorzystywane są na potrzeby prowadzonej przez niego działalnością gospodarczej lub oddane są do używania na podstawie umów cywilnoprawnych (np. najem, dzierżawa).

Natomiast wartości niematerialne i prawne to nabyte i nadające się do gospodarczego wykorzystania wszelkie prawa takie jak prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, praw autorskich, licencji itd. Zarówno środki trwałe jak i wartości niematerialne i prawne muszą charakteryzować się przewidywanym okresem używania dłuższym niż rok.

2) Odpisem amortyzacyjnym

Każda rzecz na skutek jej użytkowania zmniejsza swoją wartość. W celu zrekompensowania jej spadku wartości stosowane są tzw. odpisy amortyzacyjne określające zużycie składników majątku tj. środków trwałych opisanych w poprzednim punkcie. Najczęściej odpisy amortyzacyjne dokonywane są przez systematyczne planowanie rozłożenia wartości danej rzeczy na czas amortyzacji (np. w skali każdego miesiąca w roku). Amortyzacja środków trwałych stanowi składnik kosztów uzyskania przychodów w danym okresie (np. miesiąca), co w konsekwencji rzutuje na zmniejszenie się wysokości podatku dochodowego.

3) Zestawieniem należności i zobowiązań

Trudno wyobrazić sobie prowadzenie działalności gospodarczej bez zaciągania zobowiązań i egzekwowania należności. Jest to nieodłączny element obrotu gospodarczego. Dokonując przekształcenia, należy pamiętać więc, aby do dokumentów dołączyć wykaz należności i zobowiązań.

4) Zestawieniem należności i zobowiązań spornych

Opóźnienia w transakcjach między przedsiębiorcami lub kwestionowanie wysokości zobowiązań przez drugą ze stron umowy to norma w relacjach gospodarczych. Myśląc o przekształceniu należy przedłożyć również te dokumenty, które choć są podważane i nieopłacane przez kontrahenta, to jednak stanowią źródło potencjalnych dochodów spółki lub jej wydatków. Dlatego też takiego zestawienia nie może zabraknąć w procesie przekształcenia.

5) Rezerwami na koszty i przychody

Mając na względzie nieprzewidywalność obrotu gospodarczego, w prowadzeniu biznesu trzeba być czujnym i kierować się zasadami ostrożności. Jednym ze sposobów jest tworzenie rezerw. Przedłożenie ich wykazu przy przekształceniu formy prawnej prowadzonej działalności pozwala na stworzenie sprawozdania finansowego danego przedsiębiorcy, jasno przedstawiającego jego sytuację majątkową i finansową.

6) Umowami: najmu, dzierżawy, leasingów etc.

Z uwagi na to, że przekształceniu ulega nie sam podmiot, lecz prowadzone przez niego przedsiębiorstwo, wszelkie stosunki prawne zawarte przed przekształceniem pozostają w mocy.
Zmienia się jedynie forma prawna prowadzenia działalności przedsiębiorcy. Stąd, obowiązkowo należy przygotować zestawienie wszelkich trwających i obowiązujących przedsiębiorcę umów.

7) Stanem zapasów

Dokument ten dotyczy tylko takich rodzajów działalności, które dysponują zapleczem w postaci np. magazynów, w których skupuje się i przechowuje towary oraz materiały wytworzone w zakresie swojej działalności z przeznaczeniem na sprzedaż lub własne potrzeby. Przykładem takiej działalności może być firma z branży farmaceutycznej, której kondycja finansowa sprawdzana jest nie tylko przez pryzmat wyników sprzedaży, ale także przy wzięciu pod uwagę stanu (ilości) materiałów i towarów znajdujących się na magazynie.

8) Stanem środków pieniężnych (gotówka, rachunki bankowe)

Dokument ten służy zweryfikowaniu jaki jest aktualny stan finansów przedsiębiorcy oraz pozwala sprawdzić jego aktywa zarówno te w formie gotówkowej jak i te widniejące na rachunkach bankowych.

9) Zestawieniem rozliczeń międzyokresowych

Rozliczenia międzyokresowe to koszty wynikające z zawarcia udokumentowanej transakcji w jednym okresie (np. miesiąc), lecz dotycząca innego odcinka czasu lub wielu okresów. Wyróżniamy rozliczenia międzyokresowe czynne oraz bierne. Czynne spotkamy np. przy kosztach ubezpieczenia. W jednym miesiącu otrzymujemy fakturę do zapłaty na określoną kwotę, lecz usługa za którą płacimy nie rozciąga się tylko na okres płatności, lecz dotycz także przyszłych okresów. Bierne natomiast występuję  w przypadku gdy w konkretnym miesiącu poniesiono dany koszt, lecz nie otrzymano jeszcze z tego tytułu żadnej faktury, który przychodzi dopiero w następnych okresach. Przykładem mogą być opłaty za media (woda, gaz, prąd) rozliczane co do zasady raz na kwartał.

10) Zestawieniem zobowiązań podatkowych (deklaracje ZUS, PIT, CIT, PIT-4, VAT, odsetki budżetowe)

Płacenie podatków to codzienność przedsiębiorcy. Przy przekształceniu należy sprawdzić czy zostały uregulowane wszelkie zobowiązania podatkowe, gdyż okoliczność ta będzie weryfikowana w trakcie całej procedury przekształceniowej.

11) Zobowiązaniami wobec pracowników: zaliczki oraz wynagrodzenia

Taki dokument będzie potrzebny jedynie wtedy kiedy są zatrudniani pracownicy. Wtedy do dokumentów należy dodać zestawienie wszelkich świadczeń wypłacanych na rzecz pracowników.

12) Zestawieniem kredytów, pożyczek (zaciągniętych i udzielonych)

Przejście wszelkich zobowiązań i zawartych umów na przekształconą spółkę sprawia, że wśród dokumentów księgowych nieodzownych w tym procesie musi znaleźć się wykaz kredytów czy pożyczek, zarówno zaciągniętych jak i udzielonych. Dopiero ich uwzględnienie pozwoli na stworzenie całościowego obrazu stanu finansów przedsiębiorcy.

13) Innymi dodatkowymi zobowiązaniami finansowymi

Wszelkie zobowiązania, które nie mieszczą się w ww. kategoriach powinny zostać razem zbiorczo zestawione i opisane w odrębnym dokumencie.

14) Zaliczkami otrzymanymi od kontrahentów na dostawy lub usługi

Wykaz otrzymanych od partnera biznesowego zaliczek na planowane dostawy lub wykonanie w przyszłości konkretnych usług jest potrzebny do stworzenia pełnego sprawozdania finansowego danego przedsiębiorcy.

15) Zestawieniem księgi podatkowej (przychody i koszty)

Księga podatkowa przychodów i rozchodów jest ewidencją księgową służącą do wykazania operacji gospodarczej w formie uproszczonej tj. zestawienia przychodów ze sprzedaży i kosztów prowadzenia działalności. Jej treść obejmuje wszelkie rodzaju przychody oraz wydatki, związane z zakupem towarów handlowych czy wynagrodzeniem dla pracowników.

Podsumowując, lista wszystkich dokumentów księgowych potrzebnych do przekształcenia jest całkiem pokaźna i służy całościowemu „prześwietleniu” działalności przedsiębiorcy pod kątem kondycji finansowej na które wpływa bardzo wiele czynników, od posiadanych na własności nieruchomości i ruchomości, po wynagrodzenia dla pracowników czy dokładne zestawienie zobowiązań i zawartych umów cywilnoprawnych i kredytowych. Przygotowanie dokumentów księgowych jest jednym z pierwszych i najważniejszych kroków w kierunku przekształcenia, którego nie wolno pominąć. Dokumenty te stanowią także podstawę do sporządzenia dalszych dokumentów przekształceniowych takich jak plan przekształcenia czy opinia biegłego rewidenta.