Jak przetwarzać dane osobowe kandydata do pracy po zmianach?

W dniu 4 maja weszła w życie duża ustawa, która zmieniła około 160 aktów prawnych prawa krajowego. Jej zadaniem było dostosowanie naszych ustaw do wymogów stawianych przez RODO.
Wiele ważnych ustaw zostało więc znowelizowanych, w tym Kodeks pracy.

Jak zgodnie z prawem prowadzić rekrutacje?

Po 4 maja zmienił się katalog danych, jakich pracodawca może żądać od kandydata do pracy.

Dane, których można żądać od osoby ubiegającej się o pracę
1) Imię (imiona) i nazwisko
2) Datę urodzenia
3) Dane kontaktowe wskazane przez taką osobą
4) Wykształcenie*
5) Kwalifikacje zawodowe*
6) Przebieg dotychczasowego zatrudnienia*

Z pozoru wydaje się, że zbieranie powyższych danych nie powinno nastręczać trudności, ale jednak o kłopot nie łatwo. Po pierwsze w § 2 art. 221 ustawodawca wskazał, że dane dotyczące wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, informacji o dotychczasowej karierze wolno żądać tylko wtedy, kiedy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na danym stanowisku. Tym samym to na administratorze danych spoczywa obowiązek dokonania tej oceny, co nie zawsze jest łatwe. Ograniczenie to miało być wyrazem zasady minimalizacji danych. W konsekwencji jest jednak przerzuceniem odpowiedzialności na ocenę zasadności wymagania takich informacji na pracodawcę.

Druga, problematyczna rzecz to dane kontaktowe wskazane przez kandydata. Jako dane kontaktowe należałoby uznać numer telefonu, adres e-mail, adres do korespondencji (choć ten ostatni w praktyce rekrutacyjnej nie jest popularną formą kontaktu). Jak wskazano w przepisie, to kandydat decyduje, jakim kanałem komunikacji będzie chciał się z nami porozumiewać.

Nie można zatem wymagać (w ogłoszeniu o pracę, czy formularzu na stronie internetowej) wskazania przez kandydata preferowanych przez pracodawców danych kontaktowych. Należy zastanowić się też nad tym, że dwa źródła kontaktu z punktu widzenia tego przepisu to nie nadmiar danych, choć może być użyteczny w procesie rekrutacji (np. numer telefonu w celu umówienia rozmowy, mail w celu przesłania potwierdzenia spotkania). Niemniej z udziału w rekrutacji, czy przejścia do jej kolejnych etapów nie może być uzależnione od podania jednej danej kontaktowej.

Co z pozostałymi danymi, jakie przesyłają nam kandydaci? Często są to przecież zdjęcia, informacje o zainteresowaniach, czasem też stan cywilny. Otóż koncepcja przetwarzania tych danych po zmianach oparta jest na zgodzie pracownika. Trzeba jednak pamiętać, że zgoda nie może być sposobem zalegalizowania przetwarzania danych o których mowa w art. 10 RODO, a zatem danych o wyrokach skazujących czynów zabronionych lub powiązanych środków bezpieczeństwa.

Chęć uzyskania informacji o niekaralności musi mieć uzasadnienie w oparciu o przepis prawa i obowiązek ciążący na administratorze lub jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia.
Jak widać wiele zmian, żeby działać zgodnie z RODO i nie narazić się na kary finansowe warto dokonać audytu swoich ogłoszeń o prace, pozyskiwanych danych oraz ewentualnych formularzy aplikacyjnych dostępnych na stronach internetowych.