Ewidencja wyposażenia

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów wszystkie podmioty, które prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów są zobowiązane do prowadzenie ewidencji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz ewidencji wyposażenia. Od 2019 roku z prowadzenia ewidencji wyposażenia są zwolnieni podatnicy rozliczający się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Ewidencję taką także nie muszą prowadzić podatnicy na karcie podatkowej oraz otrzymujący przychody z najmu prywatnego.

Z wyposażeniem mamy do czynienia gdy:

1. Okres jego użytkowania to mniej niż 1 rok
2. Wartość nabycia lub wytworzenia jest wyższa niż 1500 zł

Przykład: Podatnik zakupił urządzenie potrzebne do prowadzenia działalności o wartości 3000 zł. Podatnik planuje wykorzystywać ją przez 9 miesięcy, a następnie sprzedać. Takie urządzenie trzeba wpisać w ewidencję wyposażenia gdyż jego użytkowanie jest niższe niż 1 rok a jego wartość wyższa niż 1500 zł.

Ewidencja wyposażenia powinna zawierać

• liczbę porządkową,
• nazwę urządzenia – jej producenta, numer modelu i inne dane które charakteryzują ten przedmiot,
• datę nabycia bądź wytworzenia i oddania do użytkowania,
• dokument potwierdzający nabycie, np. faktura,
• wartość zakupu lub koszt wytworzenia,
• w momencie wypisu adnotację z datą oraz powodem sprzedaży, likwidacji, darowizny itp.

A co z przedmiotami, które także są wyposażeniem a mają wartość poniżej 1500zł? – Takie składniki majątku tzw. niskocenne, nie musimy ujmować w ewidencji wyposażenia. Po oddaniu do użytkowania ich wartość stanowi koszt uzyskania przychodu.

Zdarza się, że mimo przyjęcia okresu użytkowania poniżej 1 roku, postanowimy go używać dłużej w firmie.  Jeśli jego wartość przekracza 10 tyś zł należy przede wszystkim przekwalifikować dany przedmiot na środek trwały bądź wartość niematerialną i prawną, następnie obliczyć amortyzację według ustawowych stawek dla tego składnika i skorygować koszty uzyskania przychodu o kwoty odpisów amortyzacyjnych za okres, w którym był kwalifikowany jako wyposażenie. W związku z niepoprawnym wykazaniem zakupionego przedmiotu i tym samym niepoprawnych kwot kosztów uzyskania przychodów, należy wpłacić do urzędu skarbowego odsetki za zwłokę od zaległości podatkowych.

Przykład: Podatnik kupił urządzenie o wartości 11 tyś zł  i przyjął okres jego użytkowania niższy niż 1 rok w związku z czym ujął go w ewidencji wyposażenia a koszt zakupu ujął jako koszt uzyskania przychodu w momencie przyjęcia do użytkowania. Po 12 miesiącach okazało się jednak, że urządzenie będzie dłużej potrzebne w firmie.  Ustawowa stawka amortyzacyjna wynosi 20%, dla tego urządzenia,  co oznacza że podatnik mógł sobie odliczyć tylko 2200 zł w pierwszym roku użytkowania jako koszt uzyskania przychodu a odliczył 11 tyś zł – co oznacza, że zaniżony został dochód, a w związku z tym podatek dochodowy. Należy dokonać korekty a od różnicy obliczyć i zapłacić jeszcze odsetki za zwłokę.