Ewidencja kosztów działalności B+R
Prowadzenie własnej działalności gospodarczej jest obwarowane wieloma nakazami, a jednym z nich to obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej.
Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych. (art. 9 ust. 1 Ustawy CIT)
Co więcej:
Podatnicy prowadzący działalność badawczo-rozwojową, którzy zamierzają skorzystać z odliczenia kosztów kwalifikowanych są obowiązania w ewidencji wyodrębnić koszty działalności badawczo-rozwojowej. (art. 9 ust. 1b Ustawy CIT)
Ważne! Przygotowując się do rozliczenia ulgi, należy zidentyfikować rzeczywiste koszty prowadzonej działalności B+R i wprowadzić odpowiednie zmiany organizacyjne w celu uporządkowania procesów badawczo-rozwojowych.
1. Rodzaje prowadzenia ewidencji
Ustawa o CIT nie wskazuje w jaki sposób ma nastąpić wyodrębnienie kosztów, aby wypełnić obowiązek jaki ciąży na podatniku. Brak wyjaśnień w tym zakresie powoduje, że każdy sposób tego wyodrębnienia, który będzie zgodny z obowiązującymi przepisami i polityką rachunkową przedsiębiorstwa należy uznać za dopuszczalny.
Jedynym zastrzeżeniem pozostaje to, że sposób prowadzenia ewidencji musi pozwolić na precyzyjne określenie wysokości „kosztów kwalifikowanych” oraz okresu (roku podatkowego), z którym koszty te są związane – tak aby móc precyzyjnie ustalić wielkość przysługującej podatnikowi ulgi. Ustawodawca wymaga bowiem wskazania konkretnej wartości kosztów kwalifikowanych uprawniających do skorzystania z odliczenia (interpretacja indywidualna DIS, sygn. 0111-KDIB1-3.4010.462.2019.2.JKU)
W omawianym przypadku proponuje się prowadzenie ksiąg rachunkowych, które te, zgodnie z Ustawą o rachunkowości (art. 13 ust.1), obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:
-dziennik,
-księgę główną,
-księgi pomocnicze,
-zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
-wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
Jednocześnie, należy wskazać, że konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej (art. 16 ust.1 Ustawy o rachunkowości)
Jednak przy omawianym zagadnieniu, nie stoi na przeszkodzie, aby taka ewidencja była prowadzona chociażby w programie Microsoft Excel, co zostało zaaprobowane w jednej z interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.502.2017.2.MST)
“Wnioskodawca zaznacza, że w ramach prowadzonej przez Spółkę księgowości, wyodrębnia koszty działań badawczo-rozwojowych z innych kosztów uzyskania przychodów W tym celu, w systemie księgowym, dla każdej prowadzonej pracy stworzono odrębne Miejsce Powstawania Kosztów, przy pomocy którego są rejestrowane koszty dla każdego działania, poszczególne kategorie kosztów w ramach działania B+R są ewidencjonowane przy pomocy programu Excel.”
2. Co powinno wynikać z ewidencji?
Z ewidencji powinno wynikać:
Przy kosztach związanych z materiałami i surowcami:
Należy mieć pewność, że dane dobra podlegają pod koszty kwalifikowane i rzeczywiście służyły do prowadzenia działalności B+R. W ewidencji należy zawrzeć informacje dotyczące: dostawcy, typu dokumentu potwierdzający zdarzenie i informacji jemu towarzszących, kwota netto/brutto za dany towar oraz waluta, w jakiej było to rozliczane.
Przy kosztach osobowych należy mieć na uwadze:
Ile godzin na wszystkich projektach przepracowała dana osoba oraz ile godzin z tego obejmowały prace B+R, aby ewidencja pozwalała na określenie, kiedy pracownik nie świadczył pracy (zarówno B+R i innej), a w przypadku prowadzenia kliku projektów B+R, czasu poświęconego na różne projekty B+R.
W przypadku angażowania do działalności B+R osób na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło, wskazane jest zawarcie w tych umowach obowiązku dostarczania zestawień czasu pracy. Ewidencja dostarczana przez zleceniobiorców i wykonawców dzieła powinna określać, ile czasu ich pracy przeznaczono na czynności B+R w stosunku do całego czasu poświęconego na wykonanie usługi / dzieła.
3. Co może zaoferować nasza Kancelaria?
Kancelaria KHG to nie tylko obsługa prawna, ale także świetnie wyszkolona kadra księgowa, która dzięki różnorakim zagadnieniom z jakimi spotyka się na co dzień, jest w stanie znaleźć i poprowadzić Twoje finanse w najbardziej optymalny sposób, gwarantujący rzetelność prowadzonej dokumentacji.
