Bezmyślne wrzucanie wszystkiego w koszty uzyskania przychodów

W trakcie prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorca dąży do zmaksymalizowania poniesionych kosztów, by móc obniżyć podatek, jaki będzie musiał zapłacić fiskusowi. Jednak ujmowanie wszystkiego, jako koszt uzyskania przychodu (KUP) może prowadzić do poważnych konsekwencji. A zatem…

…co można uznać za koszty uzyskania przychodu?

Do takich wydatków zaliczyć należy wszystko, co pomaga osiągnąć, zabezpieczyć lub zachować przychody. Wydatki te muszą zostać potwierdzone, dlatego konieczne jest istnienie faktury, bądź (od niedawna wprowadzona możliwość) rachunku z numerem NIP. Może to być na przykład zakup towarów i materiałów niezbędnych do funkcjonowania firmy, koszty związane z utrzymaniem czy wyposażeniem biura (w tym meble, akcesoria biurowe, branżowe książki), wszelakie media (również strona internetowa oraz reklama zewnętrzna), opłaty bankowe, usługi księgowe, a także środki trwałe, które pozwalają na prowadzenie działalności (komputery, laptopy, samochody). Abonamenty za telefony komórkowe i… same telefony komórkowe. To tylko niektóre przykłady kosztów uzyskania przychodów.

Czego zatem nie można ująć jako kosztu uzyskania przychodu?

Katalog wydatków, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodów zamieszczony został w ustawie z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 865). Obejmuje on koszty, które nie wpłynęły na osiągnięcie, zabezpieczenie
i zachowanie przychodów. Nie będą one miały wpływu na wysokość podatku, który pozostaje nam do zapłaty. Do tego zbioru zalicza się, m.in.: wydatki na nabycie gruntów, darowizny, podatki dochodowe oraz wpłaty z zysków, odsetki za nieterminowe spłaty, kary umowne, koszty egzekucyjne, odsetki od różnic kursowych, wydatki na spłatę kredytów.

Jakie sankcje grożą za błędne zakwalifikowane kosztów?

W przypadku błędnego ujęcia takich wydatków grozi odpowiedzialność skarbowa lub karnoskarbowa. Decyzja o błędnym  kwalifikowaniu kosztów może zostać podjęta podczas kontroli przeprowadzanej przez Urząd Skarbowy. Nieprawidłowe ujęcie wydatków skutkuje błędnym rozliczeniem podatku, czyli prowadzi do zaległości podatkowej. W takiej sytuacji zostaje wydana decyzja o naliczeniu odsetek, za opóźnienie związane z nieterminowym złożeniem dokumentów. Co istotne, odsetki te nie będą naliczane od dnia wykrycia błędu, lecz od dnia, w którym powinna nastąpić płatność. Wysokość takich odsetek zależy od kwoty zaległości, liczby dni opóźnień oraz stopy odsetkowej.

Przedsiębiorca może zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnoskarbowej w sytuacji, w której jego działanie zostanie uznane za wykroczenie (czym szkodliwy społecznie)  lub przestępstwo (czyn zabroniony przez kodeks karny pod groźbą kary). Wiąże się to
z podaniem nieprawdy związanym z nieprawidłową kwalifikacją wydatków lub niepodaniem źródeł przychodów. Sankcją może być grzywna do 720 stawek dziennych lub kara pozbawienia wolności do lat 5. W wyjątkowych przypadkach mogą być to obie kary.

Nasze Biuro Rachunkowe z/s we Wrocławiu współpracuje z wysokiej klasy specjalistami w dziedzinie księgowości. Każda zatrudniona księgowa bez problemu poradzi sobie z rozliczeniem Państwa kosztów, bez konieczności obawy wszczęcia jakiegokolwiek postępowania.