AML w biurze rachunkowym – co musisz wiedzieć ogólnie o AML?

Biura rachunkowe, jako podmioty finansowe, pełnią ważną rolę w przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Ogólnie ustawa obejmująca kwestie AML w Polsce nakłada na biura rachunkowe oraz szerokie spektrum innych podmiotów podlegających regulacji – szereg obowiązków, których celem jest minimalizowanie ryzyka związanego z nielegalnym przepływem funduszy. Oznacza to jednak w szczególności szereg nowych formalności, które z roku na rok pojawiają się w Polsce. W tym zakresie postanowiliśmy przygotować cały odcinek podcastu dotyczącego AML w zakresie biur rachunkowych oraz instytucji obowiązanych. Artykuł porusza bardziej ogólne zagadnienia, a w materiale wideo tematyka dotyczy stricte biur rachunkowych. Poruszamy w nim m.in. temat działań w kwestii AML od biura rachunkowego oraz jak najlepiej wdrożyć te przepisy, aby zapewnić zgodność z prawem i bezpieczeństwo klientów. Więcej na ten temat dowiesz się w materiale wideo.

Kto i kiedy podlega obowiązkom AML w biurze rachunkowym?

Obowiązki AML dotyczą wszystkich podmiotów świadczących usługi finansowe, a więc także biur rachunkowych, które prowadzą księgowość, doradztwo podatkowe oraz obsługę finansową klientów. Zgodnie z przepisami, obowiązki te stają się szczególnie istotne, gdy biuro rachunkowe obsługuje transakcje gotówkowe lub finansowe o wartości przekraczającej równowartość 15 000 euro. W praktyce oznacza to, że każde biuro rachunkowe powinno wprowadzić standardy AML, nawet jeśli większość ich klientów to małe firmy o niskim ryzyku finansowym. Podobny temat w tym zakresie poruszyliśmy w odniesieniu do kontroli w artykule dostępnym pod tym linkiem.

Kluczowe obowiązki AML

Podmioty zobowiązane do tego powinny formalnie wyznaczyć osobę odpowiedzialną za przestrzeganie procedur AML. Wyznaczenie to musi być udokumentowane – zaleca się sporządzenie pisemnej uchwały lub innego dokumentu o utrwalonej dacie. Ta osoba będzie nadzorowała działania AML, dbała o dokumentację oraz odpowiednio reagowała na przypadki podejrzanych transakcji. W małych biurach, gdzie zasoby kadrowe są ograniczone, możliwe jest przypisanie obowiązków jednej osobie, jednakże należy to uzasadnić, np. niewielką skalą działalności lub liczbą klientów. Więcej przeczytasz w artykule, do którego link sugerowaliśmy powyżej.

Przeprowadzenie oceny ryzyka

Ocena ryzyka jest jednym z najważniejszych działań w procesie AML. Ocena ryzyka musi być udokumentowana i regularnie aktualizowana, aby uwzględniać zmieniające się okoliczności związane z klientami biura rachunkowego. Biuro rachunkowe musi ocenić ryzyko prania pieniędzy dla każdej transakcji oraz dla każdego klienta, biorąc pod uwagę takie czynniki jak:

• Rodzaj działalności klienta,
• Wysokość transakcji,
• Historia transakcji klienta i jego profil (np. klient krajowy lub zagraniczny),
• Wiek oraz inne czynniki osobiste, które mogą sugerować zwiększone ryzyko.

Przeprowadzenie identyfikacji i weryfikacji klientów

Biuro rachunkowe jest zobowiązane do przeprowadzania identyfikacji i weryfikacji tożsamości klientów, szczególnie tych, którzy dokonują wysokich transakcji. W ramach identyfikacji biuro musi uzyskać niezbędne dane identyfikacyjne klienta (np. numer PESEL, dane z dowodu osobistego). Proces ten obejmuje:

• Sprawdzenie tożsamości na podstawie dokumentów,
• Monitorowanie, czy klient jest osobą eksponowaną politycznie (PEP),
• Okresowe aktualizowanie danych identyfikacyjnych.

Ważne jest, aby biura rachunkowe regularnie sprawdzały, czy klienci nie znajdują się na listach sankcyjnych, korzystając z komercyjnych baz danych, a nie tylko opierając się na ustnych zapewnieniach.

Monitorowanie i raportowanie podejrzanych transakcji

Obowiązkiem biura rachunkowego jest monitorowanie transakcji klientów i zgłaszanie do GIIF (Generalny Inspektor Informacji Finansowej) wszelkich transakcji, które mogą być podejrzane. Typowe znaki ostrzegawcze obejmują:

• Nietypowe przepływy gotówkowe, zwłaszcza jeśli klient regularnie dokonuje dużych transakcji gotówkowych,
• Wysokie kwoty przesyłane bez wyraźnego celu gospodarczego,
• Przelewy zagraniczne, zwłaszcza do krajów o podwyższonym ryzyku.

Każdy przypadek podejrzanej transakcji powinien być natychmiast zgłaszany do GIIF i odpowiednio udokumentowany. Należy też postępować dokładnie wedle procedury AML, która wynika z dokumentacji instytucji obowiązanej.

Dokumentacja i przechowywanie danych

Biura rachunkowe muszą prowadzić i archiwizować dokumentację AML przez okres co najmniej 5 lat. Dokumenty te obejmują:

• Zapis przeprowadzonych ocen ryzyka dla każdego klienta,
• Umowy i dane identyfikacyjne klientów,
• Zgłoszenia do GIIF oraz wszelką korespondencję z organami nadzorującymi.

Regularne przeglądy i aktualizacje dokumentów AML pomagają biurom rachunkowym zapewnić zgodność z przepisami i umożliwiają szybki dostęp do danych w razie kontroli.

Najlepsze praktyki w zakresie AML dla biur rachunkowych

Pracownicy biur rachunkowych powinni być regularnie szkoleni w zakresie AML, by zaktualizować swoją wiedzę o obowiązujących przepisach i procedurach. Szkolenia mogą być prowadzone wewnętrznie lub zewnętrznie, w zależności od potrzeb biura. Ważne, aby zakończenie każdego szkolenia było udokumentowane i potwierdzone obecnością pracowników.

Regularne przeglądy wewnętrzne

Wewnętrzne audyty i przeglądy systemów AML mogą pomóc w identyfikacji luk i obszarów do poprawy. Przeprowadzanie okresowych przeglądów pozwala upewnić się, że procedury są w pełni zgodne z obowiązującymi przepisami oraz że są one stosowane w codziennej pracy. Zdarza się też, że klienci biur rachunkowych mogą nie być świadomi procedur AML. Dlatego ważne jest, aby informować ich o konieczności dostarczania niezbędnych dokumentów identyfikacyjnych i współpracy w zakresie AML. To pomaga biurom rachunkowym utrzymać zgodność z przepisami, a także buduje zaufanie klientów.

Jesteś biurem rachunkowym lub instytucją obowiązaną i potrzebujesz pomocy?

Obowiązki związane z AML dla biur rachunkowych są nie tylko wymogiem prawnym, ale również istotnym elementem odpowiedzialności społecznej. Poprzez dokładną ocenę ryzyka, identyfikację klientów oraz zgłaszanie podejrzanych transakcji biura rachunkowe mogą znacząco przyczynić się do walki z przestępczością finansową. Właściwie wdrożone procedury AML, regularne szkolenia pracowników oraz odpowiednia dokumentacja pomogą biurom rachunkowym zachować zgodność z przepisami oraz chronić swoich klientów i reputację.