Założenie spółki w Estonii – co muszę wiedzieć?
Wiele osób pisze na temat zalet i wad prowadzenia spółki w Estonii. Osobiście uważam, że jest to kwestia bardzo indywidualna i wymaga analizy całego przedsięwzięcia. Oczywiście w Internecie możemy znaleźć stosunkowo dużo informacji na temat wad, zalet a także procedur związanych z rejestracją spółki. Jak jednak sprawa wygląda w rzeczywistości? W pierwszej kolejności chciałbym przedstawić Państwu sposoby na założenie takiej spółki, ponieważ tak jak pisałem wcześniej wady i zalety lepiej oceniać na podstawie konkretnego przedsięwzięcia, niemniej w kolejnych materiałach dotyczących spółki w Estonii, z pewnością przedstawię również swoje stanowisko na temat wad i zalet takiego rozwiązania w ogólnym jego zarysie.
Jak zawsze w tego typu sytuacjach, tak również w Estonii – spółkę możemy założyć na kilka sposobów. Można to oczywiście zrobić podczas osobistej wizyty w stolicy Estonii, tj. w Tallinie, lecz również możemy skorzystać z rozwiązania zdalnej rejestracji (za pomocą stosownego pełnomocnictwa notarialnego), a także za pośrednictwem Internetu uzyskując wcześniej status e-rezydenta Estońskiego. Przybliżmy nieco jaka jest różnica między tymi procesami.
Zdalne założenie spółki
W pierwszej kolejności każdy przyszły członek zarządu, czy też udziałowiec musi podpisać stosowne pełnomocnictwo notarialne. Oczywiście za przygotowanie treści pełnomocnictwa odpowiada kancelaria, jednak co istotne upoważnienie musi zostać podpisane w obecności dowolnego notariusza, celem dokonania przez niego poświadczenia Państwa podpisu. W niektórych przypadkach należy uzyskać odpowiednią klauzulę apostille, bądź legalizację, która upoważnia do międzynarodowego użytku. Jeśli jednak dokumenty wykonywane podpisywane są w Polsce – nie ma takiej konieczności. Następnie dokumenty trzeba przetłumaczyć na język angielski przez tłumacza przysięgłego lub też bezpośrednio na język estoński.
Kiedy mamy komplet dokumentacji, umawiamy spotkanie w kancelarii notarialnej na terenie Estonii, celem zawarcia umowy spółki w formie aktu notarialnego, gdzie na podstawie udzielonych wcześniej pełnomocnictw wskazane wcześniej osoby zostaną członkami zarządu oraz udziałowcami. Wszelkie operacje dokonywane są bezpośrednio przez współpracownik kancelarii.
Po około 4 dniach roboczych dokonywany jest stosowny wpis w estońskim odpowiedniku Krajowego Rejestru Sądowego – Commercial Register (RIK). W imieniu klienta pełnomocnik uzyskuje wszelkie niezbędne dokumenty dotyczące spółki, a następnie wysyła komplet dokumentów na wskazany adres.
Założenie spółki podczas osobistej wizyty
W takim przypadku musimy ustalić dogodny termin spotkania z estońskim notariuszem dla każdej ze stron. Po przyjeździe do Talinna, we wskazanym wcześniej terminie, jednostka organizacyjna współpracują z naszą kancelarią na terenie Talinna lub też bezpośrednio pracownik kancelarii, odbierze Państwa z lotniska, celem wspólnego dojazdu na spotkanie z notariuszem. Oczywiście mogą Państwo również samodzielnie przyjechać pod wskazany adres. Treść aktu notarialnego jest przygotowywana przez nas znacznie wcześniej, aby nie tracić cennego czasu na miejscu. Wystarczy złożyć podpisy, po czym stają się Państwo właścicielami spółki. Trzeba jeszcze poczekać na uwzględnienie zmian w publicznym rejestrze spółek zarejestrowanych na terenie Estonii – Commercial Register (RIK). Komplet dokumentacji podobnie jak w przypadku zdalnej procedury jest wysyłany na wskazany wcześniej adres.
Założenie spółki przez Internet
Zaczynamy od złożenia wniosku o przyznanie statusu e-rezydenta za pośrednictwem oficjalnej strony – https://apply.gov.ee. W trakcie aplikacji zobowiązani jesteśmy do podania naszych szczegółowych danych osobowych, a także jesteśmy proszeni o wyjaśnienie powodów, dla których staramy się o uzyskanie estońskiej e-rezydencji, a także musimy podać dane o karalności oraz przesłać swoje zdjęcia.
W ciągu około 30 dni, nasza karta e-rezydenta zostaje wysłana do jednego z wybranych punktów odbioru. Polski punkt znajduje się w Ambasadzie Estonii w Warszawie przy ul. Karwińskiej 1. Trzeba jeszcze dokonać stosownej opłaty, a także musimy zostawić nasze odciski palców, czyli procedura podobna do uzyskania paszportu.
Dopiero po uzyskaniu statusu e-rezydenta, możemy dopiero przystąpić do procesu rejestracji spółki przez Internet.
Jak długo to trwa?
Na jednym z branżowych portali, znalazłem całkiem trafne porównanie na temat deklarowanego czasu rejestracji różnych spółek. Dla przykładu, deklarowany czas założenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Polsce wynosi 24 godziny. Jest to jednak termin tak nierealny i niemający odzwierciedlenia w rzeczywistości, że dziwię się, że do tej pory są jeszcze kancelarie, które deklarują taki czas rejestracji spółki zarówno krajowej, ale również niewiele dłuższy dla rejestracji spółki zagranicznej!
Co do zasady, w przypadku osobistej wizyty, formalności związane z rejestracją spółki zajmują około 4 do 6 godzin, więc w większości przypadków wszelkie sprawy można załatwić w ciągu jednego dnia, jednak cały proces zajmuje ok. 2 do 3 tygodni.Jeśli natomiast chcieliby Państwo założyć spółkę zdalnie, wówczas cały proces może potrwać od 5 do nawet 8 tygodni.
Najszybciej spółkę można założyć przez Internet, gdzie cały proces przebiega dość sprawnie. Żeby jednak było to możliwe, pierw trzeba uzyskać status estońskiego e-rezydenta, co wiąże się z miesięczną procedurą, opisaną pokrótce powyżej.
Przy zakładaniu spółki trzeba również pamiętać o biurze, które każda spółka musi posiadać. Istnieją oczywiście znaczące różnice pomiędzy adresem wirtualnym, a faktycznym adresem prowadzonej działalności – to jednak temat na całkiem odrębny wpis.
Jeśli zainteresował Cię powyższy wpis i chciałbyś założyć spółkę w Estonii czy też uzyskać więcej informacji o samej procedurze, czy też kwestii związanych z możliwością uzyskania licencji dla spółki estońskiej – zachęcam do kontaktu z kancelarią.
Ciekawy artykuł o zakładaniu firm w Estonii, aby uzupełnić swoją wiedzę na ten temat zapraszam do artykułu Ariadni Group – Dlaczego warto założyć spółkę w Estonii: https://ariadni.biz/firma-w-estonii/firma-w-estonii-dlaczego-warto/